Politique de confidentialité

Quel est le rôle de l’Agence ICI dans le traitement des données personnelles ?

L’Agence ICI, éditrice d’Otilus, intervient en qualité de responsable du traitement ou de sous-traitant, selon les traitements concernés.

Pour la gestion de sa relation avec les clients et prospects

L’Agence ICI agit en qualité de responsable du traitement pour les traitements dont elle détermine les finalités et les moyens, notamment la gestion des demandes d’information, des abonnements et de la facturation.

Pour les données traitées pour le compte des organisations clientes

L’Agence ICI agit en qualité de sous-traitant lorsqu’elle héberge et traite des données personnelles pour le compte et sur les instructions documentées d’une organisation cliente, dans le cadre de la fourniture d’Otilus. Cela concerne notamment les données personnelles contenues dans les projets, tâches, notes et documents enregistrés dans l’Application.

L’organisation cliente agit en qualité de responsable du traitement lorsqu’elle détermine les finalités et les moyens essentiels de ces traitements, notamment les objectifs poursuivis, les données utilisées et les personnes autorisées à y accéder.

En consultant nos "Mentions légales" vous retrouverez l’ensemble de nos coordonnées.

Quels sont les traitements que nous mettons en œuvre ?

L’Application est un site Internet et une application mobile accessible depuis l’adresse url [https://app.otilus.com] (ci-après, l’« Application ») permettant aux professionnels et aux entreprises de gérer des projets de manière collaborative entre plusieurs personnes.

Quelles données personnelles collectons-nous vous concernant et pourquoi ?

Les données personnelles sont traitées uniquement lorsqu’elles sont nécessaires au fonctionnement du service et selon la finalité concernée. Les traitements nécessaires à la création, à la gestion et à l’utilisation d’un compte Otilus s’inscrivent notamment dans l’exécution du service demandé par l’Utilisateur. Lorsque le consentement est requis pour un traitement facultatif, celui-ci peut être retiré à tout moment.

Nous ne collectons que les données nécessaires à l’utilisation des services et à la gestion des projets auxquels vous êtes inscrit. Pour cela, nous avons généralement besoin de votre nom, prénom, fonction, entreprise et adresse de courrier électronique.

Dans les formulaires, les informations indispensables au traitement de votre demande d’inscription sont marquées par un astérisque.

L’Application utilise des cookies et nous ne mettons en œuvre aucune prise de décision automatisée.

Si vous vous rendez sur la page de connexion, un cookie temporaire sera créé afin de déterminer si votre navigateur accepte les cookies. Il ne contient pas de données personnelles et sera supprimé automatiquement à la fermeture de votre navigateur.

Vous pouvez accéder à la politique de gestion des cookies en cliquant l’icône de gestion de cookies en bas à gauche du site ou dans le menu de l’application afin de vous permettre d’être informés sur les cookies que nous utilisons.

L’Application peut inclure des contenus intégrés (par exemple des vidéos, images, articles…). Le contenu intégré depuis d’autres sites se comporte de la même manière que si le visiteur se rendait sur cet autre site.

Ces sites web pourraient collecter des données sur vous, utiliser des cookies, embarquer des outils de suivis tiers, suivre vos interactions avec ces contenus embarqués si vous disposez d’un compte connecté sur leur site web. Nous vous invitons à consulter les politiques de confidentialité de ces sites web pour savoir comment sont utilisées vos données par ces derniers.

Nous traitons vos données personnelles de manière licite, loyale et transparente. Nous exigeons de vous que vous adoptiez la même attitude en nous communiquant des informations justes, vraies et à jour.

Connexion via un fournisseur d’identité

Otilus propose, en complément de l’inscription classique, des services d’authentification via Google et ProConnect. Lorsque vous choisissez l’un de ces moyens de connexion, certaines données d’identification sont transmises à Otilus afin de créer, retrouver ou sécuriser votre compte.
Dans le cadre de Google, les données transmises peuvent notamment comprendre votre nom, votre adresse e-mail et votre photo de profil. Dans le cadre de ProConnect, les données transmises comprennent notamment votre prénom, votre nom d’usage, votre adresse e-mail et un identifiant technique ainsi que, selon l’habilitation accordée à Otilus, certaines informations relatives à votre organisation de rattachement.
Les mots de passe associés à votre compte Google ou à votre fournisseur d’identité ProConnect ne sont jamais communiqués à Otilus. L’utilisation de ces services est facultative : vous pouvez également créer et utiliser un compte Otilus au moyen du formulaire d’inscription classique.

À qui sont destinées les données personnelles que nous collectons ?

Nous transmettons à nos sous-traitants uniquement les données nécessaires à leurs prestations, pour les finalités précisées ci-dessous. Données personnelles des comptes utilisateurs et données personnelles contenues dans les projets, tâches, notes et documents enregistrés dans l’Application. Hébergement de l’Application et stockage des données sur des serveurs situés en France.

Fournisseurs d’identité

Lorsque vous choisissez de vous inscrire ou de vous connecter avec Google ou ProConnect, ces services interviennent en qualité de fournisseurs d’identité afin de permettre votre authentification. Seules les données nécessaires à l’identification, à la création ou à l’association de votre compte Otilus sont utilisées dans ce cadre.
L’utilisation d’un fournisseur d’identité n’entraîne pas le transfert vers celui-ci des données métier, projets, tâches ou documents enregistrés dans Otilus.

Combien de temps gardons-nous vos données personnelles ?

Nous conservons vos données personnelles tant que vous disposez d’un compte utilisateur sur l’Application.

Les données relatives à un projet peuvent être archivées ou supprimées par les Utilisateurs disposant des droits nécessaires. L’archivage permet de conserver le projet, ses informations, ses tâches et son historique pendant cinq ans à compter de sa date d’archivage, afin de permettre sa consultation ou sa restauration. Les documents joints sont supprimés lors de l’archivage.

En cas de suppression d’un projet, les données associées sont définitivement supprimées conformément aux règles de conservation applicables. Il appartient aux Utilisateurs de déterminer les projets et données qu’ils souhaitent conserver ou supprimer.

Quels sont mes droits sur mes données personnelles ?

Sur vos données personnelles que nous collectons vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et à la portabilité.
Vous bénéficiez également d’un droit à l’effacement de vos données, d’opposition et de limitation du traitement vous concernant pour un motif légitime.

Vous bénéficiez également du droit d’exprimer des directives sur le sort des données personnelles que nous détenons après votre décès relativement à leur conservation, leur effacement et leur communication. Vous pouvez exprimer ces directives auprès de nous ou auprès d’un tiers de confiance numérique certifié par la Cnil.

Qui contacter à propos de mes données personnelles ?

Vous souhaitez exercer vos droits ou manifester une réclamation relativement à vos données personnelles traitées par l’Application : vous pouvez nous contacter directement en consultant nos "Mentions légales" où figurent l’ensemble de nos coordonnées.

Les coordonnées de notre Délégué à la protection des données sont les suivantes : 26 rue Millevoye - 80000 Amiens - FRANCE.

Dans tous les cas, vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès de la Cnil.