Gestion de projet pour les professionnels de santé et du bien-être
Coordonnez vos accompagnements et préparez vos séances sans perdre de vue les actions à réaliser.
Sans carte bancaire requise
Un outil pour coordonner vos accompagnements quotidiens
Gardez une vue claire sur les accompagnements engagés, les séances à préparer et les bilans attendus. Professionnel de santé ou du bien-être, vous devez coordonner plusieurs parcours sans perdre le fil des rendez-vous ni laisser une information manquante retarder votre organisation. Otilus vous aide à répartir les actions nécessaires, depuis le premier contact jusqu’au bilan de fin de parcours prévu.
Un programme personnalisé démarre prochainement, une séance familiale nécessite plusieurs disponibilités et un atelier collectif attend la confirmation de sa salle. Entre les supports à préparer, les changements de calendrier et les échanges entre intervenants, certaines actions restent en attente. Un accompagnement peut sembler prêt alors qu’il manque encore un créneau commun, du matériel adapté ou une consigne indispensable au bon déroulement prévu.
Dans Otilus, chaque carte représente un projet : une séance individuelle, un programme personnalisé ou un accompagnement thérapeutique. Les colonnes indiquent ses phases. Vous repérez les dossiers à évaluer, ceux en accompagnement et ceux qui restent en pause. Les types de cartes distinguent vos prestations pour retrouver les séances de groupe ou les parcours familiaux lorsque vous préparez votre organisation et répartissez les actions nécessaires.
Kanban : Visualisez vos accompagnements et leur progression, du premier contact au bilan final.
GTD : Organisez les tâches, notes et fichiers nécessaires pour préparer chaque accompagnement sans dispersion.
Gantt : Consultez les phases et échéances des accompagnements dans une même vue chronologique.
Workflow : Préparez automatiquement des tâches adaptées aux phases de vos accompagnements.
À l’intérieur de chaque carte, vous détaillez les actions :
préparer les supports d’une séance, confirmer les disponibilités, organiser le matériel ou programmer un bilan. L’attribution des tâches précise qui intervient, tandis que les priorités permettent de repérer les préparatifs urgents. Les notes et pièces jointes peuvent rassembler les consignes d’organisation et les documents pratiques nécessaires. Vous disposez d’un cadre commun pour coordonner praticiens, animateurs et personnel d’accueil, en limitant les informations partagées à ce qui sert réellement à l’organisation de chaque prestation.
Exemple de tableau pour suivre vos accompagnements
Voici un exemple de configuration personnalisable pour des professionnels qui proposent des séances et des parcours d’accompagnement. Chaque carte correspond à une prestation complète, avec ses tâches et ses échéances. Les cinq colonnes donnent une vue d’ensemble de l’avancement, tandis que les six types de cartes permettent de différencier les formats proposés. Vous pouvez adapter leurs intitulés à votre organisation, aux modalités de vos interventions et à la répartition du travail entre les professionnels de votre structure.
Des phases adaptées à votre façon de travailler
Dans cet exemple, Nouveau contact, Évaluation initiale, Accompagnement et Bilan/fin parcours indiquent l’avancement des dossiers. La colonne En pause garde visibles les accompagnements suspendus dans l’attente d’une disponibilité, d’une confirmation ou d’une décision concernant leur reprise.
Quelques exemples de types de projets : à vous de définir les vôtres !
- Séance individuelle : accompagnement d’une personne autour d’un besoin ou d’un objectif défini.
- Séance de groupe : intervention collective réunissant participants autour d’objectifs communs.
- Séance de famille : accompagnement réunissant plusieurs membres d’une famille.
- Programme personnalisé : parcours selon les objectifs d’une personne.
- Thérapie : accompagnement thérapeutique organisé autour d’un cadre défini.
- Autres : prestations adaptées aux besoins des personnes accompagnées.
Scénarios et workflow :
personnalisez l’automatisation de vos projets
1️⃣ Le déclencheur
Un programme de relaxation est inscrit dans Nouveau contact, puis précisé pendant Évaluation initiale. Après échange sur les objectifs et les disponibilités, le praticien déplace sa carte vers Accompagnement pour préparer les premières séances prévues.
Vous pouvez configurer un scénario pour le type Programme personnalisé lorsqu’il entre dans la colonne Accompagnement. Cette combinaison du type et de l’entrée dans la colonne déclenche la création des tâches prévues. Vous choisissez les préparatifs nécessaires, leurs responsables et leurs priorités selon le déroulement du programme et la répartition des interventions dans votre structure.
2️⃣ Les actions (workflow)
Otilus crée automatiquement les tâches définies dans le scénario :
- préparer les supports pratiques
- définir le calendrier des séances prévues
- vérifier le matériel de relaxation
- préparer les questions du bilan de fin de programme.
Ces actions sont attribuées aux collaborateurs choisis :
le praticien prépare les supports, l’accueil organise le calendrier et l’animateur vérifie le matériel nécessaire. Vous personnalisez les tâches, leurs responsables et leurs priorités selon votre organisation de travail.
3️⃣ Le résultat
Le programme entre en accompagnement avec des préparatifs et des responsabilités définis. Chaque intervenant retrouve ses tâches, les consignes d’organisation et les supports, puis coche les actions terminées.
Le praticien responsable repère les préparatifs restants et les échéances à respecter pour les séances du programme.
Les intervenants gardent la maîtrise du déroulement du programme. Lorsque les séances prévues sont terminées, le responsable déplace manuellement la carte vers Bilan/fin parcours. Si une indisponibilité interrompt l’accompagnement, il place le dossier En pause pour rendre cette attente visible et préparer sa reprise.
Une organisation adaptée aux professionnels du soin et de l’accompagnement
Ce tableau peut aussi convenir à des sophrologues, des psychologues, des diététiciens, des praticiens en relaxation ou des animateurs d’ateliers de bien-être. Ces professionnels organisent des interventions individuelles ou collectives, préparent leurs supports et suivent des parcours comportant plusieurs rendez-vous. Les types de cartes peuvent refléter les formats de leurs prestations, tandis que les phases correspondent à leur déroulement. Chacun peut ainsi coordonner les préparatifs, répartir les responsabilités et garder visibles les attentes, en adaptant le tableau aux modalités de son activité et de ses accompagnements.
Organisez vos séances, préparatifs et vos bilans dans un tableau adapté à vos accompagnements.
Sans carte bancaire requise