Gestion de projet pour les bureaux d’études
Coordonnez les études et suivez les calculs sans perdre de vue vos échéances.
Sans carte bancaire requise
Un outil pour coordonner vos études techniques
Gardez une vue claire sur vos études en cours, les données attendues et les rapports à remettre. Dans un bureau d’études, vous devez coordonner les dossiers sans perdre les hypothèses ni laisser une information manquante retarder les calculs. Otilus vous aide à organiser les interventions, depuis la demande du maître d’ouvrage jusqu’à la remise des livrables et au suivi administratif.
Une étude géotechnique attend les résultats des sondages, un dimensionnement de structure nécessite les plans actualisés et une étude thermique dépend des caractéristiques des matériaux. Entre les données transmises progressivement, les hypothèses à préciser et les échanges avec les architectes, les attentes se multiplient. Un rapport peut sembler prêt alors qu’il manque encore une vérification technique ou une donnée indispensable à sa finalisation.
Dans Otilus, chaque carte représente un projet : une étude de sol, un dimensionnement de structure ou une analyse énergétique. Les colonnes indiquent ses phases. Vous repérez ainsi les dossiers en analyse, ceux qui nécessitent des calculs et ceux qui sont en pause. Les types de cartes distinguent vos prestations pour retrouver les études thermiques ou géotechniques lorsque vous préparez un point avec votre équipe.
Kanban : Visualisez vos études et leur progression, de la demande aux livrables attendus.
GTD : Organisez les tâches, notes et fichiers de chaque étude pour retrouver les informations.
Gantt : Suivez les phases et échéances des études dans une vue chronologique partagée.
Workflow : Créez des tâches avec des scénarios adaptés à vos études.
À l’intérieur de chaque carte, vous détaillez les actions :
rassembler les données d’entrée, préciser les hypothèses, effectuer les calculs ou préparer le rapport technique. L’attribution des tâches précise qui intervient, tandis que les échéances aident à répartir les travaux autour de la remise attendue. Les notes et pièces jointes regroupent les plans, les résultats de mesures et les documents utiles au dossier. Vous disposez d’un cadre commun pour coordonner ingénieurs, techniciens et responsables d’études, tout en conservant les particularités de chaque mission.
Exemple de tableau pour suivre vos dossiers
Voici un exemple de configuration personnalisable pour un bureau d’études qui intervient sur les sols, les structures ou les performances des bâtiments. Chaque carte correspond à une mission distincte, avec ses tâches et ses échéances. Les cinq colonnes donnent une vue d’ensemble de l’avancement, tandis que les six types de cartes permettent de différencier les prestations. Vous pouvez adapter leurs intitulés à votre organisation, aux compétences de votre équipe et à vos habitudes de suivi des dossiers.
Des phases adaptées à votre façon de travailler
Dans cet exemple, les colonnes Demande, Analyse/étude, Modélisation/calcul et Livrable/facturation montrent l’avancement des dossiers jusqu’à leur remise. La colonne En pause garde visibles les études suspendues dans l’attente de données, de résultats d’essais ou d’un arbitrage technique.
Quelques exemples de types de projets : à vous de définir les vôtres !
- Étude géotechnique : caractérisation des sols et analyse des conditions géologiques d’un site.
- Étude structure : analyse et dimensionnement des éléments porteurs d’un ouvrage.
- Étude thermique : analyse du comportement thermique d’un bâtiment donné.
- Étude énergétique : évaluation des consommations et possibilités d’amélioration.
- Étude VRD : conception des voiries et réseaux divers.
- Autre étude : expertise technique correspondant aux autres spécialités.
Scénarios et workflow :
personnalisez l’automatisation de vos projets
1️⃣ Le déclencheur
Une extension de bâtiment est enregistrée dans Demande, puis analysée dans Analyse/étude. Après examen des plans et des hypothèses, le responsable déplace sa carte vers Modélisation/calcul pour préparer le dimensionnement des éléments porteurs du projet.
Vous pouvez configurer un scénario pour le type Étude structure lorsqu’une carte entre dans la colonne Modélisation/calcul. Cette combinaison déclenche la création des tâches prévues. Vous choisissez les actions à préparer, leurs responsables et leurs priorités selon votre organisation. Le scénario accompagne ainsi le démarrage des calculs de cette extension, à partir des hypothèses retenues.
2️⃣ Les actions (workflow)
Otilus crée automatiquement les tâches définies dans le scénario :
- préparer le modèle structurel
- renseigner les charges et leurs combinaisons
- calculer les sections des poutres
- vérifier les résultats et rédiger la note de calcul.
Ces actions sont attribuées aux collaborateurs choisis :
le technicien pour le modèle, l’ingénieur structure pour les charges et le dimensionnement, puis le responsable d’études pour la vérification. Vous personnalisez les tâches, leurs responsables et leurs priorités.
3️⃣ Le résultat
L’étude de cette extension dispose de tâches et de responsabilités définies. Chaque intervenant retrouve ses actions, les hypothèses retenues et les plans utiles, puis signale les travaux terminés.
Le responsable d’études repère les calculs et vérifications restant à effectuer avant la remise du dossier technique.
L’équipe conserve la maîtrise des choix techniques et des vérifications. Après contrôle de la note de calcul, le responsable déplace manuellement la carte vers Livrable/facturation. Si un plan manque, il place l’étude En pause pour rendre cette attente visible avant de reprendre le travail prévu.
Une organisation adaptée aux métiers de l’ingénierie du bâtiment
Ce tableau peut convenir à un cabinet d’ingénierie du bâtiment, une équipe de maîtrise d’œuvre, un bureau d’études fluides, un spécialiste de l’acoustique ou un cabinet d’ingénierie environnementale. Ces activités partagent une analyse des données d’entrée, des échanges avec les concepteurs, des vérifications techniques et une remise de rapports ou de plans. Les types de cartes peuvent alors refléter leurs domaines d’intervention : installations techniques, diagnostics acoustiques ou études environnementales. Les phases s’ajustent à leurs étapes d’analyse, de calcul, de contrôle et de remise des conclusions.
Organisez vos études, calculs et rapports dans un tableau adapté à votre bureau d’études.
Sans carte bancaire requise