Gestion de projet pour les professionnels du droit
Coordonnez vos dossiers et répartissez les démarches sans perdre de vue vos échéances.
Sans carte bancaire requise
Un outil pour coordonner votre activité juridique
Gardez une vue claire sur vos dossiers ouverts, les pièces attendues et les échéances à respecter. Dans une activité juridique, vous devez coordonner plusieurs affaires sans perdre le fil des échanges ni laisser un document manquant retarder les démarches. Otilus vous aide à répartir les tâches et à suivre chaque dossier, de sa prise en charge jusqu’à sa clôture définitive.
Un contrat attend les observations du client, un contentieux nécessite des justificatifs et une médiation demande de préparer les points de discussion. Entre les pièces transmises progressivement, les recherches à compléter et les réponses des parties, les attentes se multiplient. Un dossier peut sembler prêt alors qu’il manque encore un élément déterminant pour poursuivre son analyse ou engager les démarches convenues au départ.
Dans Otilus, chaque carte représente un dossier : une consultation, un litige commercial ou la préparation d’un contrat. Les colonnes indiquent ses phases. Vous distinguez les affaires à analyser, celles nécessitant une intervention et les dossiers suspendus. Les types de cartes différencient vos prestations pour retrouver les dossiers de type Conseils ou Contentieux lorsque vous préparez un point avec les collaborateurs chargés de leur suivi.
Kanban : Visualisez vos dossiers juridiques et leur progression, de l’ouverture à leur clôture.
GTD : Regroupez les tâches, notes et fichiers de chaque dossier pour préparer vos interventions.
Gantt : Visualisez les phases des dossiers et leurs échéances dans une vue chronologique.
Workflow : Créez automatiquement des tâches adaptées aux dossiers de votre structure.
À l’intérieur de chaque carte, vous détaillez les actions :
examiner les pièces, effectuer les recherches, rédiger une consultation ou préparer les documents pour une audience. L’attribution des tâches indique qui intervient, tandis que les échéances aident à organiser le travail autour des dates du dossier. Les notes et fichiers rassemblent les éléments transmis, les observations et les documents utiles. Vous disposez d’un cadre partagé pour coordonner avocats, juristes et assistants, tout en tenant compte des particularités de chaque affaire suivie par l’équipe.
Exemple de tableau pour suivre vos dossiers
Voici un exemple de configuration personnalisable pour des professionnels qui accompagnent leurs clients en conseil, rédaction et résolution des litiges. Chaque carte correspond à un dossier, avec ses tâches et ses échéances. Les cinq colonnes présentent son avancement, tandis que les six types de cartes différencient les prestations. Vous pouvez adapter ces repères à votre structure, aux domaines du droit que vous pratiquez et à la répartition du travail entre les personnes qui interviennent sur chaque affaire.
Des phases adaptées à votre façon de travailler
Les colonnes Prise de dossier, Constitution/analyse, Actions/Procédure et Clôture montrent ici l’avancement de vos affaires. La colonne En pause garde visibles les dossiers suspendus dans l’attente de pièces complémentaires, d’un retour du client ou d’une réponse adverse.
Quelques exemples de types de projets : à vous de définir les vôtres !
- Conseils : accompagnement pour éclairer les décisions et apprécier les risques d’une situation.
- Contentieux : traitement des litiges et défense des intérêts des parties.
- Contrats : rédaction, analyse et négociation des engagements entre parties.
- Médiation : accompagnement amiable des parties vers un accord.
- Judiciaire : assistance et représentation dans les procédures juridictionnelles.
- Actes : rédaction de documents formalisant droits et obligations.
Scénarios et workflow :
personnalisez l’automatisation de vos projets
1️⃣ Le déclencheur
Un dossier de recouvrement est ouvert dans Prise de dossier, puis étudié dans Constitution/analyse. Après examen des factures et choix des démarches, l’avocat déplace sa carte vers Actions/Procédure pour préparer les interventions avec son client.
Vous pouvez configurer un scénario pour le type Contentieux lorsqu’une carte entre dans cette colonne. Le déclencheur associe donc ce type de dossier à son entrée dans Actions/Procédure. Otilus crée les tâches prévues, selon votre configuration. Vous choisissez les actions à préparer et les collaborateurs concernés en fonction des besoins de cette affaire de recouvrement.
2️⃣ Les actions (workflow)
Otilus crée automatiquement les tâches définies dans le scénario :
- vérifier les pièces justificatives
- actualiser le décompte des sommes réclamées
- rédiger le projet de conclusions
- vérifier les échéances et préparer les pièces pour communication.
Ces tâches sont attribuées aux collaborateurs que vous choisissez :
l’avocat pour les conclusions, le juriste pour le décompte et l’assistant pour les pièces. Vous adaptez ce workflow aux intervenants, aux priorités et aux besoins du dossier.
3️⃣ Le résultat
Le dossier de recouvrement avance avec des tâches attribuées. Chaque intervenant retrouve les documents rassemblés, les observations et les actions qui lui reviennent.
L’avocat responsable repère les pièces manquantes et le travail restant avant les prochaines interventions dans cette affaire.
Les collaborateurs réalisent les démarches et renseignent leur avancement. Lorsque l’affaire est terminée, le responsable déplace manuellement la carte vers Clôture. Si des justificatifs manquent, il place le dossier En pause pour signaler cette attente et garder le blocage visible lors des points de suivi.
Une organisation adaptée aux différentes pratiques professionnelles du droit
Cette organisation peut aussi servir à un cabinet d’avocats, un service juridique d’entreprise, une étude notariale ou une étude de commissaires de justice. Ces structures suivent des dossiers qui nécessitent de rassembler des pièces, d’analyser une situation, de préparer des documents et de coordonner plusieurs intervenants autour d’échéances. Les types de cartes peuvent refléter les prestations propres à chaque structure, tandis que les phases s’adaptent au déroulement de ses missions. Le tableau constitue ainsi un support commun pour organiser les actions et repérer les attentes persistantes.
Coordonnez vos dossiers, pièces et démarches dans un tableau adapté à votre activité juridique.
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