Gestion de projet pour les professionnels de la culture et des arts
Coordonnez vos équipes et préparez vos représentations sans perdre le fil de vos créations.
Sans carte bancaire requise
Un outil pour coordonner vos projets culturels
Gardez une vue claire sur vos créations en cours, les préparatifs techniques et les représentations à venir. Dans une structure culturelle, vous devez coordonner artistes, techniciens et lieux d’accueil sans perdre le fil des échanges ni laisser un imprévu désorganiser toute la préparation. Otilus vous aide à organiser ce travail, de la première idée jusqu’à la rencontre avec votre public.
Un concert attend la confirmation du lieu, une exposition nécessite des dimensions précises et un spectacle réclame ses derniers ajustements techniques. Entre les disponibilités des interprètes, les éléments de décor manquants et les répétitions déplacées, les points de blocage s’accumulent. Un projet peut sembler prêt alors qu’il manque encore une fiche technique ou un accord indispensable à son accueil dans de bonnes conditions.
Dans Otilus, chaque carte représente un projet : un concert, une exposition ou une création théâtrale. Les colonnes indiquent ses phases. Vous repérez ainsi les projets en création, ceux qui mobilisent les équipes techniques et ceux qui sont en pause. Les types de cartes distinguent vos projets pour retrouver les productions vidéo ou les spectacles lorsque vous préparez une réunion avec les différents intervenants concernés.
Kanban : Visualisez vos projets culturels et leur progression, du concept à la représentation.
GTD : Organisez les tâches, notes et fichiers de chaque projet pour préparer vos interventions.
Gantt : Retrouvez les phases de création et les échéances dans une vue chronologique.
Workflow : Automatisez la création des tâches selon vos types de projets.
À l’intérieur de chaque carte, vous détaillez les actions :
confirmer les disponibilités, préparer les répétitions, réunir les éléments techniques ou organiser le montage des décors. L’attribution des tâches précise qui intervient, tandis que les priorités aident à répartir les efforts avant la représentation. Les notes et pièces jointes regroupent les intentions, les plans et les documents techniques utiles au projet. Vous disposez d’un cadre commun pour coordonner artistes, régisseurs et responsables de production, tout en conservant les particularités de chaque proposition culturelle.
Exemple de tableau pour suivre vos projets
Voici un exemple de configuration personnalisable pour une structure qui organise des concerts, des expositions et des spectacles. Chaque carte correspond à un projet distinct, avec ses tâches et ses échéances. Les cinq colonnes donnent une vue d’ensemble de l’avancement, tandis que les six types de cartes permettent de différencier les projets. Vous pouvez adapter leurs intitulés à votre organisation, à la place des répétitions dans vos créations et aux contraintes des lieux qui accueillent vos événements.
Des phases adaptées à votre façon de travailler
Dans cet exemple, les colonnes Concept/idée, Création, Production et Représentation permettent de visualiser l’avancement des projets. La colonne En pause garde visibles les projets suspendus dans l’attente d’une disponibilité, d’un financement ou d’une confirmation du lieu d’accueil.
Quelques exemples de types de projets : à vous de définir les vôtres !
- Concert : projet musical présenté au public, réunissant artistes, programmation et moyens techniques.
- Exposition : présentation d’œuvres, associant parcours, installation et accueil des visiteurs.
- Production vidéo : réalisation audiovisuelle, de l’intention au film finalisé.
- Scénographie : conception d’espaces pour expositions, spectacles et installations.
- Spectacle : création scénique réunissant artistes, décors et régie.
- Théâtre : création dramatique associant interprétation, dramaturgie et scénographie.
Scénarios et workflow :
personnalisez l’automatisation de vos projets
1️⃣ Le déclencheur
Un concert a été imaginé dans Concept/idée, puis développé dans Création. Après accord des artistes sur le programme, le responsable de production déplace sa carte vers Production pour préparer son accueil et son installation technique.
Vous pouvez configurer un scénario qui se déclenche lorsqu’une carte de type Concert entre dans la colonne Production. Otilus reconnaît cette combinaison et crée les tâches prévues pour l’équipe. Vous choisissez les actions à préparer, les intervenants concernés et leurs priorités, selon les besoins du concert et les habitudes de travail de votre structure culturelle.
2️⃣ Les actions (workflow)
Otilus crée automatiquement les tâches définies dans le scénario :
- confirmer les horaires d’installation
- réunir les fiches techniques des artistes
- préparer le plan de scène
- vérifier avec le lieu les équipements disponibles pour l’accueil.
Ces actions sont attribuées aux collaborateurs choisis :
le chargé de production pour les horaires d’installation, le régisseur pour les équipements et les artistes pour leurs besoins techniques. Vous personnalisez les tâches, leurs responsables et leurs priorités.
3️⃣ Le résultat
Le concert entre en production avec des actions et des responsabilités définies. Chaque intervenant consulte ses tâches, les consignes et les fichiers utiles, puis indique les actions terminées.
Le responsable de production repère les préparatifs restants avant l’arrivée des artistes et le montage du plateau.
L’équipe conserve la maîtrise des préparatifs et des décisions techniques. Lorsque le concert est prêt, le responsable déplace manuellement la carte vers Représentation. Si la disponibilité du lieu reste incertaine, il place le projet En pause pour rendre cette attente visible dans le tableau partagé.
Une organisation adaptée aux professionnels des arts et spectacles
Ce tableau peut convenir à une compagnie de danse, un ensemble musical, un collectif d’artistes, un centre culturel ou une association organisatrice de festivals. Ces activités partagent une démarche de création, des échanges entre intervenants, des préparatifs techniques et une présentation au public. Les types de cartes peuvent alors refléter leurs spécialités : créations chorégraphiques, parcours artistiques ou événements pluridisciplinaires. Les phases s’ajustent à leurs étapes de recherche, de répétition et de montage, selon les projets, les disponibilités des équipes et les conditions d’accueil des lieux.
Organisez vos créations, productions et représentations dans un tableau adapté à votre équipe artistique.
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