Gestion de projet pour les services informatiques
Répartissez les interventions et suivez leur résolution sans perdre le fil des demandes utilisateurs.
Sans carte bancaire requise
Un outil pour coordonner votre équipe informatique
Gardez une vue claire sur les demandes reçues, les interventions engagées et les incidents à résoudre. Dans un service informatique, vous devez coordonner plusieurs dossiers sans perdre les informations techniques ni laisser une attente bloquer les utilisateurs. Otilus vous aide à répartir le travail, depuis le signalement initial jusqu’au contrôle du fonctionnement et à la clôture de chaque dossier suivi.
Un ordinateur neuf attend sa configuration, une application ne démarre plus et un bureau perd sa connexion réseau. Entre les précisions demandées aux utilisateurs, les accès nécessaires au diagnostic et les pièces attendues pour une réparation, les interventions prennent des chemins différents. Un dossier peut sembler presque résolu alors qu’il manque encore un essai sur place ou la confirmation du rétablissement du service.
Dans Otilus, chaque carte représente un projet : la configuration d’un ordinateur, une panne réseau ou un dossier de support. Les colonnes indiquent ses phases. Vous repérez ainsi les demandes à examiner, les interventions engagées et les dossiers suspendus. Les types de cartes distinguent vos domaines d’intervention pour retrouver les projets de maintenance ou de sécurité lorsque vous préparez un point avec votre équipe technique.
Kanban : Visualisez vos dossiers informatiques et leur progression, du signalement jusqu’à leur clôture.
GTD : Regroupez les tâches, notes et fichiers de chaque dossier pour préparer vos interventions.
Gantt : Retrouvez les phases et échéances des interventions dans une même vue chronologique.
Workflow : Préparez automatiquement les tâches selon le type et la phase.
À l’intérieur de chaque carte, vous détaillez les actions :
recueillir les symptômes, examiner les journaux, remplacer un composant ou vérifier le fonctionnement après intervention. L’attribution des tâches précise qui intervient, tandis que les priorités aident à répartir le travail selon les besoins des utilisateurs. Les notes et pièces jointes regroupent les observations, les consignes techniques et les documents utiles au dossier. Vous disposez d’un cadre commun pour coordonner techniciens, administrateurs et responsable informatique, tout en conservant les particularités de chaque demande reçue.
Exemple de tableau pour suivre vos dossiers
Voici un exemple de configuration personnalisable pour un service informatique chargé des équipements, des logiciels et de l’assistance aux utilisateurs. Chaque carte correspond à un dossier distinct, avec ses tâches et ses échéances. Les cinq colonnes donnent une vue d’ensemble de l’avancement, tandis que les six types de cartes permettent de différencier les interventions. Vous pouvez adapter leurs intitulés à votre organisation, aux responsabilités de vos techniciens et aux habitudes de suivi des demandes dans votre équipe.
Des phases adaptées à votre façon de travailler
Dans cet exemple, les colonnes Demande/ticket, Diagnostic, Action/Contrôle et Résolu/clôture montrent l’avancement des dossiers informatiques. La colonne Stand-by garde visibles les interventions suspendues dans l’attente d’une pièce, d’un accès technique ou de la disponibilité d’un utilisateur concerné.
Quelques exemples de types de projets : à vous de définir les vôtres !
- Configuration matériel : préparation d’ordinateurs, périphériques et d’équipements adaptés aux besoins des utilisateurs.
- Configuration logiciel : installation et paramétrage d’applications pour les postes utilisateurs.
- Réseau : dossiers concernant les connexions et les infrastructures réseau.
- Maintenance : entretien et remise en fonctionnement des équipements.
- Sécurité : projets de protection des équipements et accès.
- Support : accompagnement des utilisateurs confrontés aux difficultés informatiques.
Scénarios et workflow :
personnalisez l’automatisation de vos projets
1️⃣ Le déclencheur
Un ordinateur neuf fait l’objet d’une demande dans Demande/ticket. Après examen des besoins dans Diagnostic, le responsable informatique déplace la carte vers Action/Contrôle pour préparer le poste destiné à une nouvelle personne dans son équipe.
Vous pouvez configurer un scénario pour le type Configuration matériel lorsqu’une carte entre dans la colonne Action/Contrôle. Cette combinaison déclenche la création des tâches prévues. Vous choisissez les actions à préparer, leurs responsables et leurs priorités pour organiser la configuration du nouvel ordinateur selon vos pratiques et les besoins du poste de travail à équiper.
2️⃣ Les actions (workflow)
Otilus crée automatiquement les tâches définies dans le scénario :
- vérifier les composants reçus
- installer le système et ses pilotes
- configurer les accès au réseau
- tester les périphériques et vérifier le fonctionnement du poste.
Ces actions sont attribuées aux collaborateurs choisis :
le technicien pour l’installation, l’administrateur réseau pour les accès et le responsable informatique pour les contrôles. Vous personnalisez les tâches, leurs responsables et leurs priorités selon votre organisation habituelle.
3️⃣ Le résultat
La configuration de l’ordinateur démarre avec des responsabilités définies. Chaque intervenant retrouve ses tâches, les consignes et les documents utiles dans la carte, puis réalise les actions prévues.
Le responsable informatique repère les tâches restantes avant la mise à disposition du poste pour son utilisateur.
L’équipe conserve la maîtrise des essais et de la clôture. Après vérification du fonctionnement, le responsable déplace manuellement la carte vers Résolu/clôture. Si un composant manque, il place le dossier dans Stand-by pour rendre cette attente visible jusqu’à la réception du matériel nécessaire à l’installation.
Une organisation adaptée aux équipes de maintenance et d’assistance
Ce tableau peut aussi convenir à une équipe d’assistance technique, un prestataire de maintenance informatique, un administrateur systèmes indépendant ou une équipe chargée des équipements numériques d’un établissement. Ces métiers partagent des demandes à qualifier, des diagnostics, des interventions et des contrôles avant clôture. Les types de cartes peuvent refléter les catégories Configuration matériel, Configuration logiciel, Réseau, Maintenance, Sécurité et Support selon les dossiers traités. Les phases s’adaptent aux responsabilités des intervenants, aux disponibilités des utilisateurs et aux attentes de pièces ou d’accès pendant les interventions.
Organisez vos demandes, diagnostics et interventions dans un tableau adapté à votre service informatique.
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