FAQ : tout savoir sur Otilus

Tout savoir sur notre logiciel de gestion de projet, ses fonctionnalités, ses tarifs, sa sécurité et son utilisation en équipe.

Otilus est un logiciel français de gestion de projet conçu pour centraliser le suivi des projets, organiser les tâches, gérer les priorités et faciliter le travail en équipe. Grâce à ses tableaux Kanban, son diagramme de Gantt, ses automatisations et ses outils de suivi, Otilus accompagne les entreprises dans la gestion quotidienne de leurs projets et processus.

Cette FAQ répond aux principales questions sur le fonctionnement d’Otilus, ses fonctionnalités, ses tarifs, la sécurité des données, son hébergement en France et les différences avec d’autres logiciels de gestion de projet.

Découvrir Otilus

Qu’est-ce qu’Otilus ?

Otilus est un logiciel français de gestion de projet et de travail en équipe qui permet de piloter plusieurs projets, organiser les tâches, gérer les priorités et automatiser les processus. Il réunit notamment Kanban, diagramme de Gantt, méthodes GTD et Eisenhower, documents, notifications et automatisations dans un même environnement. Découvrez les tâches d'Otilus.

Otilus est-il un logiciel de gestion de projet ou de tâches ?

Les deux ! Contrairement à un simple gestionnaire de tâches, il permet de suivre des projets complets avec leurs phases, tâches, priorités, échéances, documents et collaborateurs. Les tâches restent ainsi toujours rattachées au projet auquel elles appartiennent.

À qui s’adresse Otilus ?

Otilus s’adresse aux indépendants, dirigeants, managers, TPE, PME et équipes de grands groupes qui souhaitent mieux organiser leurs projets et leurs tâches. Il peut être utilisé seul ou en équipe, quelle que soit la taille de l’organisation, pour centraliser le travail, répartir les responsabilités et suivre l’avancement des projets.

Otilus convient-il aux TPE et PME ?

Oui ! Otilus est particulièrement adapté aux TPE et PME qui souhaitent structurer leurs projets, centraliser l’information et mieux répartir les responsabilités. Il peut également s’adapter aux grands groupes grâce à sa gestion des équipes, à la notion de manager d’équipe et à son interface multilingue, particulièrement utile pour les organisations réparties sur plusieurs sites ou pays.

Quelle est la différence entre Otilus et un Kanban classique ?

Dans un Kanban classique, une carte représente généralement une tâche. Dans Otilus, chaque carte représente un projet et les colonnes correspondent aux différentes phases de son avancement. Les tâches, documents, notes et échéances restent regroupés dans le projet, ce qui facilite le suivi de plusieurs dossiers en parallèle. Découvrir la différence entre Kanban classique et Kanban orienté projet.

Peut-on gérer de multiples projets en même temps avec Otilus ?

Oui, c’est même l’un des principes d’Otilus. Son Kanban orienté projet permet de visualiser de nombreux projets simultanément, de connaître leur phase d’avancement et d’accéder aux tâches prioritaires de chacun. L’objectif est de conserver une vision globale, même lorsque plusieurs projets avancent en parallèle.

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Fonctionnalités

Peut-on créer un diagramme de Gantt avec Otilus ?

Oui ! Otilus intègre un diagramme de Gantt qui se construit à partir des phases et échéances de vos projets. Il permet de visualiser leur progression dans le temps, d’anticiper les périodes critiques et de partager une vision claire du planning avec votre équipe ou vos clients.

Peut-on gérer les tâches de plusieurs collaborateurs ?

Oui ! Les tâches peuvent être attribuées aux différents collaborateurs directement dans chaque projet. Chacun retrouve ses propres priorités tandis que les managers disposent d’une vision plus globale de l’activité et de la répartition du travail au sein de leur équipe.

Comment fonctionne la matrice d’Eisenhower dans Otilus ?

Otilus intègre directement les principes de la matrice d’Eisenhower. Chaque tâche peut être définie selon son niveau d’urgence et d’importance, ce qui permet de distinguer rapidement ce qui doit être réalisé en priorité, planifié, délégué ou reporté.

Peut-on automatiser des tâches (workflow) ?

Oui ! Grâce aux scénarios automatiques, Otilus peut déclencher des actions selon le type de projet ou sa phase d’avancement : création de tâches, attribution à un collaborateur, ajout d’éléments ou préparation de l’étape suivante. L’automatisation permet ainsi de sécuriser les processus récurrents et de limiter les oublis.

Peut-on créer ses propres processus de travail ?

Oui ! Otilus permet de construire des workflows personnalisés correspondant au fonctionnement réel de votre entreprise. Les tableaux, phases, types de projets et scénarios peuvent être configurés pour reproduire vos processus métier, puis automatiser certaines actions à chaque étape.

Découvrez les scénarios Otilus

Peut-on programmer des actions différées dans un scénario ?

Oui ! Les scénarios Otilus peuvent déclencher des actions immédiatement ou après un délai défini en jours. Par exemple, lorsqu’un projet entre dans une phase de validation, une tâche de relance peut être créée et attribuée automatiquement sept jours plus tard. Vous préparez ainsi les prochaines interventions sans devoir recréer chaque action manuellement. Découvrez les scénarios et les actions différées.

Peut-on ajouter des documents, notes et pièces jointes à un projet ?

Oui ! Chaque projet Otilus peut regrouper ses documents, notes et pièces jointes directement dans la carte correspondante. Les informations restent ainsi centralisées avec les tâches, échéances et échanges liés au projet, ce qui évite de disperser les fichiers entre plusieurs outils.

Peut-on savoir qui a fait quoi dans Otilus ?

Oui ! Le journal d’activité centralise les principaux événements de vos projets : créations et déplacements de cartes, mises à jour des tâches, modifications des échéances ou ajouts de documents. Chaque événement indique qui a réalisé l’action et à quel moment. Des filtres permettent de retrouver les informations par tableau, projet, collaborateur, action ou période. Son accès est réservé aux managers et administrateurs, selon leur périmètre de visibilité.

Otilus permet-il de suivre la charge de travail d’une équipe ?

Oui ! Otilus permet de visualiser la répartition des tâches, les priorités et l’avancement des projets pour mieux apprécier la charge de travail de chaque collaborateur. Le journal d’activité complète cette vision en permettant aux managers et administrateurs de retrouver les principales actions réalisées, leur auteur et leur date. Ces informations facilitent le suivi des équipes, l’identification des déséquilibres et une meilleure répartition du travail.

Peut-on archiver un projet et retrouver son historique dans Otilus ?

Oui ! Otilus permet d’archiver les projets terminés sans perdre leur historique. Les cartes archivées conservent leurs phases, tâches, notes et actions réalisées, tout en libérant de l’espace dans les tableaux actifs. Elles restent consultables, peuvent être recherchées grâce aux filtres et désarchivées si nécessaire. Les archives sont conservées pendant 5 ans. Le journal des tâches peut également être exporté pour conserver une copie indépendante du projet. Attention, les pièces jointes doivent être exportées avant l’archivage, car elles ne sont pas conservées dans les archives.

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Utiliser Otilus au quotidien

Otilus fonctionne-t-il sur smartphone et tablette ?

Oui ! Otilus est accessible sur ordinateur, smartphone et tablette. Son interface s’adapte aux usages mobiles pour consulter ses projets, gérer ses tâches ou suivre leur avancement, aussi bien au bureau que sur le terrain.

Faut-il installer un logiciel pour utiliser Otilus ?

Non ! Otilus fonctionne directement depuis un navigateur web, sans logiciel à installer. Il peut également être installé comme une application Web sur ordinateur, smartphone ou tablette pour bénéficier d’un accès direct à ses projets.

Plusieurs personnes peuvent-elles travailler sur le même projet ?

Oui ! Otilus est conçu pour le travail collaboratif. Plusieurs collaborateurs peuvent participer à un même projet, se voir attribuer des tâches et suivre son avancement. Chacun sait ainsi ce qu’il doit faire, tandis que le manager conserve une vision globale du projet et de son équipe.

Peut-on personnaliser ses tableaux et ses types de projets ?

Oui ! Otilus permet de personnaliser les tableaux, les phases et les types de projets afin de reproduire l’organisation et les processus de votre entreprise. Chaque tableau peut disposer de ses propres collaborateurs, types de cartes et scénarios automatiques.

Comment Otilus aide-t-il à réduire les réunions et la charge mentale ?

Otilus centralise projets, tâches, priorités, échéances et responsabilités dans un espace partagé. Chacun peut voir où en sont les projets et ce qu’il doit faire, ce qui limite les réunions consacrées uniquement au suivi. Son organisation visuelle, la priorisation et les automatisations permettent également de réduire les informations à mémoriser et donc la charge mentale. Découvrir comment Otilus aide à réduire la charge mentale.

Question : Dans quelles langues Otilus est-il disponible ?

🇫🇷 🇬🇧 Otilus est disponible en français et en anglais pour faciliter la collaboration au sein des équipes internationales. Chaque utilisateur peut choisir individuellement la langue de son interface depuis les paramètres de son compte, sans modifier celle de ses collaborateurs. Ainsi, des équipes de différentes nationalités peuvent travailler ensemble sur les mêmes projets, chacune dans sa langue préférée.

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Otilus face aux autres solutions

Otilus est-il une alternative française à Trello ?

Oui ! Otilus est une alternative française à Trello qui reprend la puissance visuelle du Kanban avec une approche différente : dans Otilus, chaque carte représente un projet plutôt qu’une simple tâche. Gantt, priorités Eisenhower, tâches, documents et automatisations sont directement intégrés, avec des données hébergées en France. Comparer Otilus et Trello.

Otilus peut-il remplacer Microsoft Planner ou Microsoft To Do ?

Oui ! Microsoft To Do est principalement orienté vers la gestion des tâches, tandis que Microsoft Planner permet d’organiser le travail d’une équipe. Otilus va plus loin en réunissant gestion de projets, tâches collaboratives, priorités, Kanban, diagramme de Gantt et automatisations dans une même solution française.

Quelle est la différence entre Otilus et des solutions comme Monday, ClickUp ou Asana ?

Otilus privilégie une approche centrée sur la lisibilité des projets, les priorités et l’autonomie des équipes. Là où des plateformes comme Monday, ClickUp ou Asana proposent de très nombreuses possibilités de configuration, Otilus structure naturellement le travail autour des projets, de leurs phases et des actions à réaliser, avec une attention particulière portée à la charge mentale et à la souveraineté des données. Comparer Otilus et ClickUp ou découvrir notre comparatif des logiciels de gestion de projet.

Peut-on passer d’un autre logiciel de gestion de projet à Otilus ?

Oui, il est possible d’adopter Otilus progressivement en recréant ses tableaux, phases, types de projets et workflows selon l’organisation de l’entreprise. Une équipe peut ainsi commencer par quelques projets ou un service avant de généraliser son utilisation, sans avoir à bouleverser immédiatement toutes ses méthodes de travail.

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Données, hébergement et sécurité

Où sont hébergées les données Otilus ?

Les données métier d'Otilus sont hébergées en France, en région parisienne, et restent physiquement stockées sur le territoire français. Ce choix s’inscrit dans une démarche de souveraineté numérique française et européenne, afin de conserver les données des entreprises dans un cadre juridique européen. En savoir plus sur Otilus et la souveraineté numérique.

Otilus est-il conforme au RGPD ?

Oui ! Otilus s’inscrit dans le cadre du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Développé et hébergé en France, Otilus privilégie une approche européenne 🇪🇺 de la gestion des données et limite le recours à des services tiers non européens. Découvrir notre approche de la souveraineté des données.

Comment Otilus protège-t-il les données de mon entreprise ?

Otilus protège vos données grâce à des connexions sécurisées HTTPS, des mots de passe hachés avec bcrypt, des accès protégés, un cloisonnement des données entre entreprises et des sauvegardes quotidiennes externalisées. Les données métier sont hébergées en France chez Celeonet, sur une infrastructure opérée par un hébergeur certifiée ISO 27001. Découvrez la sécurité Otilus.

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Accessibilité et tarifs

Combien coûte Otilus ?

Otilus propose une offre gratuite, puis une offre Team à partir de 7,99 € TTC par utilisateur et par mois avec une facturation annuelle, ou 9,99 € en facturation mensuelle. L’offre Team inclut notamment les projets et tâches illimités, le Gantt, les scénarios, les notifications, les archives et l’application web installable sur smartphone et tablette.

Peut-on utiliser Otilus gratuitement ?

Oui ! L’offre Beginner est gratuite jusqu’à 2 utilisateurs et permet de découvrir Otilus avec un tableau, jusqu’à 15 projets, 100 tâches, le diagramme de Gantt, un scénario et l’application web installable sur smartphone et tablette.

Otilus est-il adapté à différentes formes de handicap ?

Otilus a été conçu pour améliorer le confort d’utilisation de différents profils, notamment les personnes concernées par le TDAH, le TSA ou certaines déficiences visuelles comme le daltonisme. Son interface structurée, ses repères visuels et son travail sur la charge cognitive facilitent la compréhension et l’organisation du travail. Découvrir l’approche inclusive d’Otilus.

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