Gestion de projet pour les coachs et formateurs
Préparez vos séances et coordonnez vos interventions sans perdre le fil de vos accompagnements.
Sans carte bancaire requise
Un outil pour coordonner formations et accompagnements
Gardez une vue claire sur vos accompagnements, les séances à préparer et les bilans attendus. Comme coach ou formateur, vous devez coordonner plusieurs prestations sans perdre le fil des besoins exprimés ni laisser une information manquante retarder une intervention. Otilus vous aide à organiser ce travail, depuis la demande initiale jusqu’au bilan du parcours, avec vos intervenants et vos partenaires.
Une formation collective attend la liste des participants, un coaching d’équipe nécessite de préciser les objectifs et un atelier pratique approche sans matériel confirmé. Entre les disponibilités des intervenants, les supports à préparer et les attentes du commanditaire, les points de blocage s’accumulent. Une prestation peut sembler prête alors qu’il manque encore un programme partagé ou des informations indispensables pour adapter les exercices.
Dans Otilus, chaque carte représente un projet : un atelier pratique, une formation collective ou un parcours d’accompagnement. Les colonnes indiquent ses phases. Vous repérez ainsi les prestations en préparation, celles qui démarrent et celles qui sont suspendues. Les types de cartes distinguent vos formats d’intervention pour retrouver les projets de coaching ou de formation lorsque vous préparez un point avec les intervenants de l’équipe.
Kanban : Visualisez vos accompagnements et leur progression, de la demande au bilan final.
GTD : Organisez les tâches, notes et fichiers de chaque intervention pour préparer vos séances.
Gantt : Suivez les phases des accompagnements et leurs échéances dans une vue chronologique.
Workflow : Créez des tâches automatiquement selon les phases de vos accompagnements.
À l’intérieur de chaque carte, vous détaillez les actions :
préciser les objectifs, préparer les exercices, rassembler les supports ou rédiger la synthèse d’une séance. L’attribution des tâches précise qui intervient, tandis que les priorités aident à organiser les préparatifs avant chaque rendez-vous. Les notes et pièces jointes regroupent la demande, le programme et les documents utiles à l’accompagnement. Vous disposez d’un cadre commun pour coordonner coachs, formateurs et responsables pédagogiques, tout en conservant les particularités de chaque public et de chaque prestation.
Exemple de tableau pour suivre vos accompagnements
Voici un exemple de configuration personnalisable pour une structure qui propose des ateliers, des formations et des accompagnements. Chaque carte correspond à une prestation distincte, avec ses tâches et ses échéances. Les cinq colonnes donnent une vue d’ensemble de l’avancement, tandis que les six types de cartes permettent de différencier les formats. Vous pouvez adapter leurs intitulés à votre organisation, à la durée de vos parcours et aux modalités de coordination entre vos intervenants et vos partenaires.
Des phases adaptées à votre façon de travailler
Dans cet exemple, les colonnes Demande, Préparation, En cours et Bilan montrent l’avancement des prestations. La colonne En pause garde visibles les accompagnements suspendus dans l’attente d’une disponibilité, d’un accord du commanditaire ou d’informations sur les participants.
Quelques exemples de types de projets : à vous de définir les vôtres !
- Atelier pratique : séance centrée sur l’expérimentation et l’application concrète d’une compétence ciblée.
- Coaching individuel : accompagnement personnalisé d’une personne autour de ses objectifs.
- Coaching d’équipe : accompagnement pour développer coopération et fonctionnement commun.
- Formation individuelle : apprentissage personnalisé pour développer des compétences.
- Formation collective : apprentissage structuré commun à plusieurs participants.
- Parcours d’accompagnement : programme associant plusieurs modalités d’intervention complémentaires.
Scénarios et workflow :
personnalisez l’automatisation de vos projets
1️⃣ Le déclencheur
Une formation collective à la prise de parole est enregistrée dans Demande. Après clarification du public et des objectifs avec le commanditaire, le responsable déplace sa carte vers Préparation pour organiser l’ensemble des séances prévues.
Vous pouvez configurer un scénario pour qu’une carte de type Formation collective déclenche la création de tâches lorsqu’elle entre dans la colonne Préparation. Cette combinaison du type et de l’entrée dans la colonne lance les actions prévues. Vous choisissez les différentes tâches à créer et leurs responsables selon le programme retenu et votre organisation pédagogique.
2️⃣ Les actions (workflow)
Otilus crée automatiquement les tâches définies dans le scénario :
- confirmer les objectifs pédagogiques
- concevoir des exercices d’expression en groupe
- rassembler les supports des séances
- préparer une grille d’observation pour les mises en situation.
Ces actions sont attribuées aux intervenants choisis :
le responsable pédagogique pour les objectifs, le formateur pour les exercices et les supports, le coanimateur pour la grille d’observation. Vous personnalisez les tâches, leurs responsables et leurs priorités.
3️⃣ Le résultat
La formation entre en préparation avec des responsabilités définies. Chaque intervenant retrouve ses tâches, les objectifs et les supports, puis réalise les préparatifs et coche les actions terminées.
Le responsable pédagogique repère les préparatifs restants et les points à traiter avant l’animation de la formation.
L’équipe conserve la maîtrise des préparatifs. Une fois le programme et les exercices prêts, le responsable déplace manuellement la carte vers En cours pour suivre les séances. Si le commanditaire reporte l’intervention, il place l’accompagnement En pause pour garder cette attente visible dans le tableau.
Une organisation adaptée aux métiers de l’accompagnement et de l’apprentissage
Ce tableau peut aussi convenir à un organisme de formation, un cabinet de conseil en évolution professionnelle, une équipe de facilitateurs ou un service de formation interne. Ces activités partagent l’analyse d’une demande, la préparation d’interventions, la coordination de spécialistes et un bilan avec le commanditaire. Les types de cartes peuvent alors refléter leurs prestations : ateliers de codéveloppement, accompagnements de reconversion ou parcours d’intégration. Les phases s’ajustent à leurs étapes de préparation, d’animation et d’évaluation, selon les publics accueillis et les modalités de chaque mission.
Organisez vos prochaines formations, séances et bilans dans un tableau adapté à vos accompagnements.
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