Gestion de projet pour les commerces et les entreprises de services
Coordonnez vos prestations et suivez vos dossiers clients sans perdre de vue vos engagements.
Sans carte bancaire requise
Un outil pour coordonner vos engagements clients
Gardez une vue claire sur vos offres en attente, les prestations engagées et les livraisons à préparer. Dans le commerce et les services, vous devez coordonner les demandes des clients sans perdre les engagements pris ni laisser un renseignement manquant retarder une commande. Otilus vous aide à organiser vos dossiers, du premier contact jusqu’au suivi de livraison et de facturation.
Un contrat d’entretien attend son accord, une commande de matériel nécessite une date de disponibilité et une intervention réclame les coordonnées du site. Entre les précisions apportées au devis, les échanges avec les fournisseurs et les disponibilités des intervenants, les attentes se multiplient. Un dossier peut paraître prêt alors qu’il manque encore une référence produit ou une confirmation indispensable pour engager la prestation.
Dans Otilus, chaque carte représente un projet : un contrat d’entretien, une commande de matériel ou une mission chez un client. Les colonnes indiquent ses phases. Vous repérez ainsi les dossiers à chiffrer, ceux dont la prestation avance et ceux qui sont en pause. Les types de cartes distinguent vos activités pour retrouver les contrats ou les demandes d’assistance lorsque vous préparez un point d’équipe.
Kanban : Visualisez vos dossiers clients et leur progression, du contact à la livraison.
GTD : Organisez les tâches, notes et fichiers de chaque dossier pour préparer vos interventions.
Gantt : Planifiez les phases des prestations et leurs échéances sur une vue chronologique.
Workflow : Automatisez la création des tâches selon vos prestations et phases.
À l’intérieur de chaque carte, vous détaillez les actions :
préciser le besoin, préparer les éléments du devis, confirmer les disponibilités ou contrôler les informations de livraison. L’attribution des tâches indique qui intervient, tandis que les priorités permettent de distinguer les actions urgentes des préparatifs à anticiper. Les notes et pièces jointes regroupent les échanges, les caractéristiques du produit et les documents utiles au dossier. Vous disposez d’un cadre commun pour coordonner commerciaux, intervenants et administration, en conservant les particularités de chaque engagement.
Exemple de tableau pour suivre vos dossiers
Voici un exemple de configuration personnalisable pour une entreprise qui associe vente de produits, contrats de service et interventions ponctuelles. Chaque carte correspond à un dossier client distinct, avec ses tâches et ses échéances. Les cinq colonnes donnent une vue d’ensemble de l’avancement, tandis que les six types de cartes permettent de différencier les prestations. Vous pouvez adapter leurs intitulés à votre organisation, à la durée de vos engagements et aux modalités de suivi de vos clients.
Des phases adaptées à votre façon de travailler
Dans cet exemple, les colonnes Prospects, Offre/devis, Prestation/suivi et Livraison/facturation permettent de visualiser l’avancement des dossiers clients. La colonne En pause garde visibles les dossiers suspendus dans l’attente d’un accord, d’une disponibilité fournisseur ou d’une information client.
Quelques exemples de types de projets : à vous de définir les vôtres !
- Contrat de service : prestation récurrente encadrée par des engagements et une durée.
- Mission ponctuelle : intervention délimitée répondant à un besoin client précis.
- Produit : dossier de vente concernant un article ou équipement.
- Projet client : prestation regroupant plusieurs volets par client.
- Support structuré : dossier d’assistance nécessitant un suivi organisé.
- Relance : dossier consacré au suivi d’une opportunité commerciale.
Scénarios et workflow :
personnalisez l’automatisation de vos projets
1️⃣ Le déclencheur
Un contrat d’entretien annuel démarre dans Prospects, puis son périmètre est précisé dans Offre/devis. Après l’accord du client, le responsable déplace sa carte vers Prestation/suivi pour préparer la première intervention sur les équipements du site.
Vous pouvez configurer un scénario pour le type Contrat de service lorsqu’il entre dans la colonne Prestation/suivi. Cette combinaison déclenche la création des tâches prévues. Vous choisissez les actions à préparer, leurs responsables et leurs priorités selon les équipements concernés, les engagements du contrat et les habitudes de coordination entre votre commercial et votre équipe.
2️⃣ Les actions (workflow)
Otilus crée automatiquement les tâches définies dans le scénario :
- vérifier les équipements concernés
- confirmer les coordonnées du contact local
- préparer le matériel pour l’intervention
- convenir avec le client du créneau de première intervention.
Ces actions sont attribuées aux collaborateurs choisis :
le commercial pour le périmètre, l’assistant pour les coordonnées et le technicien pour le matériel et le créneau. Vous personnalisez les tâches, leurs responsables et leurs priorités selon l’organisation.
3️⃣ Le résultat
Le contrat entre en suivi avec des actions et des responsabilités définies. Chaque intervenant retrouve ses tâches, les coordonnées du site et les documents utiles pour préparer l’intervention.
Le responsable repère les préparatifs restants et les informations manquantes avant de mobiliser le technicien sur site.
L’équipe réalise les actions et conserve la maîtrise des échanges. Après l’intervention et les vérifications prévues, le responsable déplace manuellement la carte vers Livraison/facturation. Si un équipement manque, il place le dossier En pause pour rendre cette attente visible à tous.
Une organisation adaptée aux métiers du commerce et services
Ce tableau peut aussi convenir à une société de maintenance, un distributeur de matériel professionnel, une entreprise de nettoyage, un prestataire d’assistance informatique ou une société de location d’équipements. Ces activités partagent des demandes à qualifier, des offres à préparer, des moyens à coordonner et des prestations à suivre jusqu’à leur clôture. Les types de cartes peuvent alors refléter les catégories de dossiers traités, selon les spécialités de chaque entreprise. Les phases s’ajustent aux engagements commerciaux, aux disponibilités des équipes et aux conditions de livraison convenues.
Organisez vos offres, interventions et livraisons dans un tableau adapté au suivi des clients.
Sans carte bancaire requise