Gestion de projet pour les professionnels des ressources humaines
Coordonnez vos recrutements, formations et accompagnements sans perdre le fil des actions ni des échéances.
Sans carte bancaire requise
Un cadre partagé pour vos projets RH
Gardez une vue claire sur vos recrutements, les parcours de formation et les accompagnements en cours. Dans un service de ressources humaines, vous coordonnez plusieurs dossiers avec des managers, des candidats et des intervenants. Otilus vous aide à répartir les actions, à retrouver les documents utiles et à suivre les échéances, depuis la définition du besoin jusqu’au bilan du projet.
Un recrutement attend les disponibilités du manager, une formation doit être organisée avant une prise de poste et un accompagnement nécessite un nouveau rendez-vous. Entre les comptes rendus dispersés, les objectifs encore imprécis et les réponses attendues des organismes, les dossiers peuvent ralentir. Une démarche paraît engagée alors que personne n’a encore préparé les entretiens ou confirmé les modalités nécessaires à son déroulement.
Dans Otilus, chaque carte représente un projet : un recrutement, un parcours de formation ou un accompagnement. Les colonnes indiquent ses phases. Vous repérez les dossiers à cadrer, les actions engagées et les attentes qui freinent leur progression. Les types de cartes distinguent vos prestations pour retrouver les recrutements ou les formations lorsque vous préparez un point avec les managers et les responsables des parcours.
Kanban : Visualisez vos dossiers et leur progression, du cadrage au bilan du projet.
GTD : Organisez les tâches, notes et fichiers de chaque dossier pour préparer vos interventions.
Gantt : Visualisez les phases et échéances des parcours de formation en vue chronologique.
Workflow : Préparez les tâches avec des scénarios adaptés à vos processus.
À l’intérieur de chaque carte, vous détaillez les actions :
préciser le profil recherché, préparer une grille d’entretien, recueillir les disponibilités ou organiser une réunion de bilan. L’attribution des tâches indique qui intervient, tandis que leurs priorités aident à distinguer les actions urgentes des préparatifs à anticiper. Les notes et pièces jointes rassemblent les objectifs, les programmes et les comptes rendus utiles au dossier. Vous coordonnez ainsi responsables RH, managers et intervenants, tout en gardant une vision des engagements propres à chaque projet.
Exemple de tableau pour suivre vos dossiers
Voici un exemple de configuration personnalisable pour une équipe RH qui suit des recrutements, des formations et des parcours individuels. Chaque carte correspond à un dossier distinct, avec ses tâches et ses échéances. Les cinq colonnes montrent la progression des projets, tandis que les six types de cartes différencient les prestations. Vous pouvez adapter ce cadre aux missions de votre service, aux responsabilités des managers et aux échanges avec les organismes qui interviennent dans les parcours professionnels.
Des phases adaptées à votre façon de travailler
Dans cet exemple, Cadrage projet, Préparation, Action/validation et Fin de projet rendent visible l’avancement des dossiers RH. La colonne En pause permet de garder visibles les dossiers suspendus dans l’attente d’une disponibilité, d’un document ou d’une décision.
Quelques exemples de types de projets : à vous de définir les vôtres !
- Coaching : parcours pour développer une posture professionnelle et atteindre des objectifs définis.
- Recrutement : recherche et sélection de candidats pour un poste défini.
- Formation : parcours d’apprentissage pour acquérir ou renforcer des compétences.
- Bilan de compétences : analyse des compétences et perspectives.
- Accompagnement : suivi personnalisé des transitions et évolutions professionnelles.
- Entretien annuel : bilan des réalisations et objectifs professionnels.
Scénarios et workflow :
personnalisez l’automatisation de vos projets
1️⃣ Le déclencheur
Un recrutement est cadré dans Cadrage projet, puis organisé dans Préparation. Après confirmation des candidatures retenues pour les entretiens, le responsable RH déplace manuellement sa carte vers Action/validation pour engager les échanges avec les candidats.
Vous pouvez configurer un scénario pour les cartes de type Recrutement lorsqu’elles entrent dans Action/validation. Cette combinaison entre type et entrée dans la colonne déclenche la création des tâches prévues. Vous définissez leur contenu et leurs responsables selon votre organisation, pour préparer les entretiens sans ressaisir les mêmes actions à chaque nouveau dossier de recrutement.
2️⃣ Les actions (workflow)
Otilus crée automatiquement les tâches définies dans le scénario :
- planifier les entretiens individuels
- préparer la grille commune des entretiens
- rencontrer les candidats en binôme
- rédiger la synthèse des échanges et préparer la décision.
Ces actions sont attribuées aux collaborateurs choisis :
le chargé de recrutement pour l’organisation, le manager pour les entretiens et le responsable RH pour la synthèse. Vous personnalisez les tâches, leurs responsables et leurs priorités si nécessaire.
3️⃣ Le résultat
Le recrutement avance avec des actions et des responsabilités définies. Chaque intervenant retrouve ses tâches, la grille d’entretien et les notes, puis réalise le travail qui lui revient.
Le responsable RH repère les entretiens restant à mener et les synthèses attendues avant la décision finale.
L’équipe conserve la maîtrise des échanges et des décisions. Une fois le recrutement terminé, le responsable RH déplace manuellement la carte vers Fin de projet. Si le manager reste indisponible, il utilise En pause pour signaler l’attente et reprendre le dossier lorsque l’entretien devient possible.
Une organisation adaptée aux métiers du développement des compétences
Ce tableau peut convenir à un cabinet de recrutement, un organisme de formation, un cabinet de coaching professionnel ou une structure de conseil en évolution professionnelle. Ces activités partagent un besoin de cadrer une demande, de coordonner plusieurs intervenants et de suivre un parcours jusqu’à son bilan. Les cartes regroupent alors les dossiers individuels ou collectifs, avec leurs documents et leurs actions. Les phases et les types s’adaptent aux prestations proposées, aux rendez-vous prévus et aux modalités de suivi convenues avec les bénéficiaires et leurs interlocuteurs.
Organisez vos recrutements, formations et accompagnements dans un tableau adapté aux missions de l’équipe.
Sans carte bancaire requise