Gestion de projet pour les services administratifs et les secrétariats
Coordonnez vos dossiers et rassemblez les pièces attendues sans perdre de vue vos échéances.
Sans carte bancaire requise
Un cadre commun pour vos dossiers administratifs
Gardez une vue claire sur les dossiers à préparer, les pièces attendues et les accords nécessaires. Dans un service administratif ou un secrétariat, vous devez coordonner plusieurs demandes sans perdre les informations transmises ni laisser une absence de justificatif retarder tout le dossier. Otilus vous aide à répartir ce travail, depuis la demande initiale jusqu’à sa présentation pour validation finale.
Un dossier de paie attend les éléments variables, une démarche administrative nécessite une attestation et le planning des réunions doit être confirmé. Entre les justificatifs reçus séparément, les coordonnées incomplètes et les disponibilités des responsables, les attentes se multiplient. Un dossier peut paraître prêt alors qu’il manque encore une pièce, une précision ou un accord indispensable avant de pouvoir poursuivre son traitement correctement.
Dans Otilus, chaque carte représente un projet : des réunions internes, un dossier comptable ou une démarche administrative. Les colonnes indiquent ses phases. Vous repérez ainsi les dossiers à compléter, ceux en traitement et ceux qui attendent une validation. Les types de cartes distinguent vos catégories de dossiers pour retrouver les demandes liées à la paie ou à la rédaction lors de votre point d’équipe.
Kanban : Visualisez vos dossiers administratifs et leur progression, de réception jusqu’à leur validation.
GTD : Organisez les tâches, notes et fichiers de chaque dossier pour retrouver les informations.
Gantt : Consultez les phases et échéances des dossiers dans une même vue chronologique.
Workflow : Préparez automatiquement les tâches selon vos types de dossiers administratifs.
À l’intérieur de chaque carte, vous détaillez les actions :
vérifier les justificatifs, compléter les informations, préparer un courrier ou contrôler les éléments variables de paie. L’attribution des tâches précise qui intervient, tandis que leurs priorités permettent de distinguer les urgences du travail courant. Les notes et pièces jointes regroupent les consignes, les références et les documents nécessaires au dossier. Vous disposez d’un cadre commun pour coordonner secrétaires, assistants administratifs et responsables, tout en conservant les particularités de chaque demande à traiter ensemble.
Exemple de tableau pour suivre vos dossiers
Voici un exemple de configuration personnalisable pour un service qui suit des plannings, des démarches et des dossiers. Chaque carte correspond à un dossier distinct, avec ses tâches et ses documents. Les cinq colonnes donnent une vue d’ensemble de l’avancement, tandis que les six types de cartes permettent de différencier les catégories. Vous pouvez adapter leurs intitulés à votre organisation, aux responsabilités des intervenants et aux circuits de contrôle nécessaires avant de présenter vos dossiers pour validation.
Des phases adaptées à votre façon de travailler
Dans cet exemple, À traiter, Collecte d’infos, Traitement et Validation indiquent l’avancement des dossiers administratifs. La colonne En pause garde visibles les dossiers suspendus dans l’attente d’un justificatif, d’une réponse ou d’une décision pour poursuivre leur traitement.
Quelques exemples de types de projets : à vous de définir les vôtres !
- Agenda/planning : organisation des rendez-vous, réunions et disponibilités pour les équipes et services.
- Compta : dossiers comptables regroupant les justificatifs et informations pour contrôle.
- Démarche administrative : dossiers de formalités auprès d’organismes ou d’administrations.
- Paie : dossiers mensuels regroupant éléments variables et justificatifs.
- Rédaction : préparation de courriers, comptes rendus et documents.
- Traitement courrier : réception, tri et suivi des courriers entrants et sortants.
Scénarios et workflow :
personnalisez l’automatisation de vos projets
1️⃣ Le déclencheur
Un dossier mensuel de paie arrive dans À traiter, puis passe dans Collecte d’infos. Une fois les éléments variables réunis, l’assistante administrative déplace sa carte vers Traitement pour préparer les informations destinées au responsable paie.
Vous pouvez configurer un scénario pour une carte de type Paie entrant dans Traitement. Cette combinaison déclenche la création des tâches prévues. Vous choisissez les actions à préparer, leurs destinataires et leurs priorités selon votre organisation. Le scénario reste configurable pour correspondre au partage des responsabilités et au contenu de vos dossiers mensuels de paie.
2️⃣ Les actions (workflow)
Otilus crée automatiquement les tâches définies dans le scénario :
- contrôler les justificatifs reçus
- vérifier les dates des absences déclarées
- rapprocher les éléments variables transmis
- préparer le récapitulatif des éléments à présenter au responsable.
Ces actions sont attribuées aux collaborateurs choisis :
l’assistante administrative pour les justificatifs, le gestionnaire de paie pour les éléments variables et le responsable administratif pour le récapitulatif. Vous personnalisez les tâches, leurs responsables et leurs priorités.
3️⃣ Le résultat
Le dossier de paie entre en traitement avec des tâches attribuées. Chaque intervenant retrouve ses actions, les consignes et les justificatifs utiles pour préparer les éléments du mois.
Le responsable administratif repère les tâches restantes avant de présenter le dossier mensuel au gestionnaire de paie.
L’équipe conserve la maîtrise des contrôles et des informations transmises. Lorsque le dossier est prêt, l’assistante déplace manuellement la carte vers Validation. Si un justificatif manque, elle place le dossier En pause pour rendre cette attente visible et reprendre le traitement après réception du document.
Une organisation adaptée aux métiers du soutien administratif quotidien
Ce tableau peut aussi convenir à des assistants de direction, des secrétaires indépendants, des services de gestion administrative, des assistants de gestion ou des secrétariats d’associations. Ces activités partagent la réception de demandes, la collecte de justificatifs, la préparation de documents et la présentation de dossiers à un responsable. Les types de cartes peuvent alors refléter leurs catégories de dossiers, selon les missions confiées. Les phases s’ajustent à leurs circuits de traitement, aux informations attendues et aux contrôles nécessaires avant de transmettre les documents pour validation.
Organisez vos dossiers, justificatifs et échéances dans un tableau adapté à votre travail administratif.
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