Gestion de projet pour agence de communication graphique
Répartissez les tâches et suivez les validations sans perdre de vue vos échéances.
Sans carte bancaire requise
Un outil idéal pour une équipe créative
Gardez une vue claire sur vos créations en cours, les validations attendues et les livraisons à préparer. Dans une agence de communication graphique, vous devez faire avancer plusieurs dossiers sans perdre le fil des échanges ni laisser une correction bloquer toute la production. Otilus vous aide à organiser ce travail, du brief initial jusqu’à la livraison et à la facturation.
Une identité visuelle attend un retour sur les pistes créatives, un catalogue doit partir chez l’imprimeur et une campagne réclame ses dernières déclinaisons. Entre les textes transmis en plusieurs fois, les modifications de maquette et les bons à tirer, les points de blocage s’accumulent. Un dossier peut sembler presque terminé alors qu’il manque encore une validation ou un fichier indispensable à sa fabrication.
Dans Otilus, chaque carte représente un projet : une brochure, une refonte d’identité ou un ensemble de packagings. Les colonnes indiquent ses phases. Vous repérez ainsi les dossiers en création, ceux qui arrivent à la validation et ceux qui sont en pause. Les types de cartes distinguent vos prestations pour retrouver les projets d’édition ou de motion design lorsque vous préparez un point de production.
Kanban : Visualisez vos projets graphiques et leur progression, du brief à la livraison.
GTD : Organisez les tâches, notes et fichiers de chaque création pour garder l’esprit disponible.
Gantt : Planifiez les phases de création et les validations sur une vue chronologique.
Workflow : Automatisez les tâches avec des scénarios adaptés à votre agence.
À l’intérieur de chaque carte, vous détaillez les actions :
vérifier les textes, concevoir les maquettes, intégrer les corrections ou préparer les fichiers d’impression. L’attribution des tâches précise qui intervient, tandis que les échéances aident à organiser le travail autour de la date de livraison. Les notes et pièces jointes regroupent le brief, les consignes techniques et les documents utiles au dossier. Vous disposez d’un cadre commun pour coordonner direction artistique, graphistes et suivi client, tout en conservant les particularités de chaque commande.
Exemple de tableau pour suivre vos dossiers
Voici un exemple de configuration personnalisable pour une agence qui associe identité de marque, édition et création de supports. Chaque carte correspond à une commande distincte, avec ses tâches et ses échéances. Les cinq colonnes donnent une vue d’ensemble de l’avancement, tandis que les six types de cartes permettent de différencier les prestations. Vous pouvez adapter leurs intitulés à votre organisation, à la place de la fabrication dans vos missions et à vos habitudes de suivi client.
Des phases adaptées à votre façon de travailler
Dans cet exemple, les colonnes Brief, Esquisse/Maquette, Réalisation et Fin/facturation permettent de visualiser l’avancement des projets. La colonne En pause garde visibles les dossiers suspendus dans l’attente d’un retour client, de contenus ou d’une décision.
Quelques exemples de types de projets : à vous de définir les vôtres !
- Identité visuelle : création ou refonte d’un logo et de son univers graphique.
- Édition : conception de brochures, catalogues, rapports et autres documents multipages.
- Web : conception de sites internet, d'interfaces, de maquettes web…
- Packaging : création graphique d’emballages, d’étiquettes ou de coffrets.
- Motion design : création d'animations graphiques, de vidéos explicatives…
- Autres graphismes : création d'illustrations, d'infographies ou de visuels…
Scénarios et workflow :
personnalisez l’automatisation de vos projets
1️⃣ Le déclencheur
Une brochure commerciale a été préparée dans Brief, puis travaillée dans Esquisse/Maquette. Après validation de la maquette par le client, le chef de projet déplace sa carte vers Réalisation pour lancer la production du document.
Vous pouvez configurer un scénario qui se déclenche lorsqu’une carte de type Édition entre dans cette colonne. Otilus reconnaît cette combinaison et exécute les actions prévues. Vous définissez les types de projets concernés, la phase de déclenchement et les tâches à préparer automatiquement, selon les habitudes de votre agence et les besoins de votre équipe.
2️⃣ Les actions (workflow)
Otilus crée automatiquement les tâches définies dans le scénario :
- vérifier les contenus définitifs
- intégrer les textes et les visuels
- finaliser la mise en page
- effectuer la relecture et préparer le bon à tirer.
Ces actions sont attribuées aux collaborateurs choisis :
le chef de projet pour les contenus, le graphiste pour la réalisation et le directeur artistique pour le contrôle graphique. Vous personnalisez les tâches, leurs responsables et leurs priorités.
3️⃣ Le résultat
La brochure entre en réalisation avec des actions et des responsabilités définies. Chaque collaborateur consulte ses tâches, les consignes et les fichiers utiles, puis coche les actions terminées.
Le chef de projet repère ce qui reste à faire avant l’envoi au client ou à l’imprimeur.
L’équipe conserve la maîtrise des corrections et des validations. Après accord sur le BAT, le chef de projet déplace la carte vers Fin / facturation. Si une information manque, il place le dossier En pause pour garder son blocage clairement visible dans le tableau partagé.
Une organisation adaptée aux métiers de la création visuelle
Ce tableau peut aussi convenir à un studio de design graphique, une agence de branding, un atelier de packaging, un studio d’illustration ou une agence de communication institutionnelle. Ces activités partagent un travail à partir d’un brief, des explorations créatives, des échanges de corrections et une remise de livrables aux formats définis. Les types de cartes peuvent alors refléter leurs spécialités : univers de marque, collections d’illustrations ou publications institutionnelles. Les phases s’ajustent à leurs étapes de conception, de validation et, selon les missions, de fabrication.
Organisez vos prochains briefs, créations et livraisons dans un tableau adapté à votre agence.
Sans carte bancaire requise