Gestion de projet pour les conciergeries touristiques
Coordonnez les interventions et préparez chaque logement sans perdre de vue les prochaines arrivées.
Sans carte bancaire requise
Coordonnez les interventions de votre conciergerie touristique
Coordonnez vos prestations dans les logements, les passages des intervenants et les demandes des propriétaires sans perdre de vue les arrivées prévues. En conciergerie touristique, plusieurs dossiers avancent simultanément, avec des accès à récupérer, des consignes à transmettre et des logements à préparer. Otilus vous aide à répartir ce travail, depuis la demande initiale jusqu’au contrôle final de chaque prestation.
Un appartement doit être nettoyé entre deux séjours, une maison nécessite une surveillance pendant l’absence du propriétaire et un nouveau logement attend sa première préparation complète. Entre les clés indisponibles, le linge manquant et les réparations à faire confirmer, les imprévus peuvent retarder une intervention. Un dossier paraît prêt alors qu’il manque encore une consigne d’accès ou la confirmation du passage d’un prestataire.
Dans Otilus, chaque carte représente un projet : un ménage ponctuel, une prestation complète ou la prise en main d’un lieu. Les colonnes indiquent ses phases. Vous retrouvez les dossiers à organiser, ceux dont l’intervention avance et ceux qui restent suspendus. Les types de cartes distinguent vos prestations pour préparer les passages, répartir les responsabilités et suivre chaque logement avec ses consignes et ses échéances.
Kanban : Visualisez vos dossiers et leur progression, de la demande à la clôture.
GTD : Regroupez les tâches, notes et fichiers de chaque prestation pour préparer les interventions.
Gantt : Retrouvez les phases et échéances des prestations dans une vue chronologique partagée.
Workflow : Préparez les tâches avec des scénarios adaptés à vos prestations.
À l’intérieur de chaque carte, vous détaillez les actions :
récupérer les clés, préparer le linge, nettoyer le logement ou contrôler les équipements avant une arrivée. L’attribution des tâches indique qui intervient, tandis que leurs priorités et échéances facilitent la coordination des passages. Les notes et pièces jointes regroupent les consignes du propriétaire, les informations d’accès et les documents utiles. Vous partagez un cadre de travail avec les agents d’entretien, les prestataires et le responsable de conciergerie, en tenant compte de chaque logement.
Exemple de tableau pour suivre vos prestations
Voici un exemple de configuration personnalisable pour une conciergerie qui accompagne des propriétaires et organise des prestations dans leurs logements touristiques. Chaque carte correspond à un dossier distinct, avec ses tâches, ses notes et ses échéances. Les cinq colonnes rendent l’avancement visible, tandis que les six types de cartes distinguent les prestations. Vous pouvez adapter cette organisation à vos logements, aux intervenants mobilisés et aux modalités de suivi convenues avec les propriétaires pour chacune de vos missions.
Des phases adaptées à votre façon de travailler
Dans cet exemple, les colonnes Demande, Planification, Intervention et Clôture rendent visible l’avancement des dossiers confiés à votre équipe. La colonne En pause conserve les prestations suspendues dans l’attente de clés, d’un accord du propriétaire ou d’équipements.
Quelques exemples de types de projets : à vous de définir les vôtres !
- Ménage ponctuel : nettoyage d’un logement touristique dans le cadre d’une intervention occasionnelle.
- Prestation complète : accompagnement d’un séjour, de la préparation jusqu’à la clôture.
- Intendance : suivi d’un logement pendant les absences du propriétaire.
- Prise en main d’un lieu : préparation d’un logement.
- Remise en état : rétablissement d’un logement après dégradation.
- Autres services : prestations adaptées aux besoins des propriétaires.
Scénarios et workflow :
personnalisez l’automatisation de vos projets
1️⃣ Le déclencheur
Une prestation complète pour un appartement est enregistrée dans Demande, puis organisée dans Planification. Après confirmation des dates du séjour et des conditions d’accès, le responsable déplace sa carte vers Intervention pour préparer le logement.
Vous pouvez configurer un scénario pour le type Prestation complète lorsqu’une carte entre dans la colonne Intervention. Cette combinaison du type et de l’entrée dans cette colonne déclenche la création des tâches prévues. Vous choisissez les actions à préparer et leurs responsables selon les besoins du logement, les consignes du propriétaire et votre organisation habituelle.
2️⃣ Les actions (workflow)
Otilus crée automatiquement les tâches définies dans le scénario :
- récupérer les clés nécessaires
- nettoyer les pièces avant chaque arrivée
- préparer le linge pour l’accueil
- contrôler les équipements et signaler les anomalies au responsable.
Ces actions sont attribuées aux collaborateurs choisis :
le coordinateur pour les clés, l’agent d’entretien pour le nettoyage et le linge, le référent technique pour les équipements. Vous personnalisez les tâches, leurs responsables et priorités par logement.
3️⃣ Le résultat
La prestation complète entre en intervention avec des tâches attribuées. Chaque intervenant retrouve les consignes d’accès, les notes et les fichiers du logement, puis coche les actions terminées.
Le responsable repère le travail restant et les contrôles à effectuer avant de considérer la prestation terminée.
L’équipe réalise les interventions et vérifie le logement. Une fois la prestation terminée et les derniers contrôles effectués, le responsable déplace manuellement la carte vers Clôture. Si des clés restent indisponibles, il place le dossier En pause pour rendre cette attente visible aux intervenants concernés.
Une organisation adaptée aux métiers des services aux logements
Ce tableau peut aussi convenir à une entreprise de nettoyage de locations saisonnières, un service d’intendance de résidences secondaires, une équipe d’accueil de voyageurs ou un prestataire d’entretien de gîtes. Ces activités coordonnent des demandes, des accès aux logements, des interventions sur place et des contrôles avant clôture. Les cartes permettent de suivre chaque dossier avec ses consignes et ses échéances. Les types et les phases peuvent être adaptés aux prestations proposées, à la disponibilité des intervenants et aux modalités de suivi établies avec chaque propriétaire.
Organisez vos prochains ménages, accueils et interventions dans un tableau adapté à votre conciergerie.
Sans carte bancaire requise