Gestion de projet pour les agences événementielles
Coordonnez vos prestataires et suivez les préparatifs pour garder la maîtrise de vos événements
Sans carte bancaire requise
Un outil pour coordonner votre équipe événementielle
Gardez une vue claire sur les événements à préparer, les prestataires à coordonner et les installations à prévoir. Dans une agence événementielle, vous devez faire avancer plusieurs projets tout en tenant compte des lieux disponibles et des décisions attendues. Otilus vous aide à répartir les responsabilités, depuis les premières propositions jusqu’à la tenue de chaque événement avec vos équipes mobilisées.
Une conférence attend la confirmation de ses intervenants, un mariage nécessite un nouveau plan de salle et un salon approche sans accord sur les équipements techniques. Entre les changements de programme, les réponses des traiteurs et les contraintes d’accès au lieu, les attentes se multiplient. Un événement peut sembler prêt alors qu’il manque encore une réservation ou une consigne indispensable aux équipes présentes.
Dans Otilus, chaque carte représente un projet : une rencontre professionnelle, une réception privée ou une manifestation ouverte au public. Les colonnes indiquent ses phases. Vous repérez ainsi les événements en préparation, ceux dont l’installation approche et ceux qui sont suspendus. Les types de cartes distinguent vos prestations pour retrouver les projets de Conférence ou de Mariage lorsque vous préparez un point avec votre équipe.
Kanban : Visualisez vos événements et leur progression, de la conception jusqu’au jour prévu.
GTD : Organisez les tâches, notes et fichiers de chaque événement pour coordonner les préparatifs.
Gantt : Retrouvez les phases et les échéances des événements dans une vue chronologique.
Workflow : Préparez automatiquement des tâches selon le type et la phase.
À l’intérieur de chaque carte, vous détaillez les actions :
confirmer les intervenants, réserver les équipements, transmettre les horaires ou vérifier les accès techniques. L’attribution des tâches précise qui intervient, tandis que les échéances aident à organiser les préparatifs autour de la date prévue. Les notes et pièces jointes regroupent le programme, les plans du lieu et les consignes utiles aux équipes. Vous disposez d’un cadre commun pour coordonner chefs de projet, régisseurs et prestataires, tout en conservant les particularités de chaque événement.
Exemple de tableau pour suivre vos événements
Voici un exemple de configuration personnalisable pour une agence qui organise des rencontres professionnelles, des réceptions et des événements privés. Chaque carte correspond à un événement, avec ses tâches et ses échéances. Les cinq colonnes donnent une vue d’ensemble de l’avancement, tandis que les six types de cartes permettent de différencier les prestations. Vous pouvez adapter leurs intitulés à votre organisation, aux responsabilités de vos équipes et aux étapes de préparation retenues pour chacun de vos projets.
Des phases adaptées à votre façon de travailler
Dans cet exemple, Conception, Organisation, Mise en place et Evenement permettent de suivre les projets jusqu’au jour prévu. La colonne En pause rend visibles les attentes liées à une confirmation du lieu ou à une décision budgétaire.
Quelques exemples de types de projets : à vous de définir les vôtres !
- Conférence : organisation d’une rencontre avec intervenants, programme thématique et accueil des participants.
- Inauguration : préparation d’une ouverture officielle réunissant invités, partenaires et représentants.
- Salon : organisation d’un rassemblement professionnel avec exposants et visiteurs.
- Soirée/Gala : conception d’une réception associant restauration et animations.
- Mariage : organisation d’une célébration privée réunissant les proches.
- Seminaire : conception d’un rassemblement associant travail et échanges.
Scénarios et workflow :
personnalisez l’automatisation de vos projets
1️⃣ Le déclencheur
Une rencontre annuelle de partenaires prend forme dans Conception. Après accord du commanditaire sur le programme et le budget, le chef de projet déplace sa carte vers Organisation pour préparer cette conférence avec les prestataires.
Vous pouvez configurer un scénario pour les cartes de type Conférence lorsqu’elles entrent dans Organisation. Otilus utilise cette combinaison du type et de l’entrée dans la colonne pour créer les tâches prévues. Vous choisissez les actions à préparer, leurs responsables et leurs priorités selon le programme de cette rencontre et votre répartition des rôles internes.
2️⃣ Les actions (workflow)
Otilus crée automatiquement les tâches définies dans le scénario :
- confirmer les intervenants invités
- réserver la sonorisation et les microphones
- préparer le programme des interventions
- transmettre les horaires et les accès aux prestataires mobilisés.
Ces actions sont attribuées aux collaborateurs choisis :
le chef de projet pour les intervenants, le régisseur pour les équipements et le coordinateur pour les informations. Vous personnalisez les tâches, leurs responsables et leurs priorités selon l’événement.
3️⃣ Le résultat
La conférence entre en organisation avec des actions et des responsabilités définies. Chaque collaborateur consulte ses tâches, les consignes et les documents utiles, puis indique les actions terminées.
Le chef de projet repère les préparatifs nécessaires avant l’arrivée des prestataires sur le lieu de réception.
L’équipe confirme les réservations et transmet les consignes pratiques. Lorsque les préparatifs sont achevés, le chef de projet déplace manuellement la carte vers Mise en place. Si le lieu attend une confirmation, il place le projet En pause pour rendre cette attente visible de tous.
Une organisation adaptée aux professionnels qui coordonnent des événements
Ce tableau peut aussi convenir à un organisateur de congrès, une agence de tourisme d’affaires, un lieu de réception, un prestataire de production événementielle ou un service événementiel interne. Ces professionnels coordonnent des intervenants, des équipements et des échéances autour d’une date commune. Ils doivent partager les consignes, suivre les confirmations et préparer l’accueil des participants. Les types de cartes peuvent refléter les six prestations proposées selon leurs activités. Les phases s’ajustent à leur organisation, à leurs responsabilités et aux contraintes des lieux accueillant les événements.
Coordonnez vos événements, prestataires et préparatifs dans un tableau adapté à votre agence événementielle.
Sans carte bancaire requise