Gestion de projet pour les professionnels de la comptabilité et des finances
Coordonnez les dossiers et les pièces attendues sans perdre de vue vos échéances comptables et financières.
Sans carte bancaire requise
Un outil pour coordonner vos dossiers financiers
Gardez une vue claire sur vos dossiers en cours, les pièces attendues et les échéances à respecter. En comptabilité et en finances, vous devez coordonner plusieurs intervenants sans perdre le fil des justificatifs ni laisser une information manquante retarder tout un dossier. Otilus vous aide à organiser ce travail, de la demande initiale jusqu’à la clôture de chaque mission confiée.
Un bilan attend les derniers relevés bancaires, une déclaration approche de son échéance et un prêt immobilier nécessite des justificatifs complémentaires. Entre les documents reçus séparément, les questions adressées au client et les contrôles à effectuer, les attentes se multiplient. Un dossier peut paraître prêt alors qu’une attestation manque encore ou qu’un écart doit être expliqué avant de pouvoir terminer le travail engagé.
Dans Otilus, chaque carte représente un projet : un audit, un bilan ou un dossier de prêt immobilier. Les colonnes indiquent ses phases. Vous repérez ainsi les dossiers en collecte, ceux qui passent au traitement et ceux qui sont en pause. Les types de cartes distinguent vos prestations pour retrouver les déclarations ou les études patrimoniales lorsque vous préparez un point sur les missions suivies.
Kanban : Visualisez vos dossiers et leur progression, de leur ouverture jusqu’à leur clôture.
GTD : Organisez les tâches, notes et fichiers de chaque dossier pour garder vos priorités.
Gantt : Retrouvez les phases et échéances de vos dossiers dans une vue chronologique.
Workflow : Automatisez la création des tâches selon vos types et phases.
À l’intérieur de chaque carte, vous détaillez les actions :
examiner les justificatifs, rapprocher les montants, demander les informations manquantes ou préparer une synthèse financière. L’attribution des tâches précise qui intervient, tandis que les priorités aident à organiser les contrôles selon les besoins du dossier. Les notes et pièces jointes regroupent les échanges, les hypothèses retenues et les documents utiles. Vous disposez d’un cadre commun pour coordonner comptables, conseillers et responsables de mission, tout en conservant les particularités de chaque situation financière suivie.
Exemple de tableau pour suivre vos dossiers
Voici un exemple de configuration personnalisable pour une équipe qui accompagne des dossiers comptables, financiers et patrimoniaux. Chaque carte correspond à une mission distincte, avec ses tâches et ses documents. Les cinq colonnes donnent une vue d’ensemble de l’avancement, tandis que les six types de cartes permettent de différencier les prestations. Vous pouvez adapter leurs intitulés à votre organisation, aux informations nécessaires pour engager le traitement et à vos habitudes de coordination entre collaborateurs et interlocuteurs externes.
Des phases adaptées à votre façon de travailler
Dans cet exemple, les colonnes À traiter, Collecte des pièces, Traitement et Clôture rendent visible l’avancement des dossiers. La colonne En pause signale séparément une attente de justificatif, une réponse bancaire ou un arbitrage nécessaire au traitement.
Quelques exemples de types de projets : à vous de définir les vôtres !
- Audit : mission d’examen des comptes, des pratiques financières et des écarts constatés.
- Bilan : dossier annuel présentant la situation comptable d’une structure donnée.
- Déclaration : dossier regroupant les éléments d’une obligation déclarative identifiée.
- Étude patrimoine : analyse d’une situation patrimoniale et perspectives.
- Prêt immobilier : dossier de financement d’une acquisition immobilière.
- Dossier assurance : accompagnement d’une demande de couverture assurantielle.
Scénarios et workflow :
personnalisez l’automatisation de vos projets
1️⃣ Le déclencheur
Un bilan annuel est ouvert dans À traiter, puis documenté dans Collecte des pièces. Lorsque les justificatifs nécessaires sont réunis, le responsable de mission déplace sa carte vers Traitement pour engager les travaux comptables prévus.
Vous pouvez configurer un scénario pour le type Bilan lors de son entrée dans la colonne Traitement. Cette combinaison du type et de la colonne déclenche la création des tâches prévues. Vous choisissez les actions à préparer et leurs responsables selon votre organisation, sans supposer qu’Otilus vérifie automatiquement les pièces reçues ou leur caractère complet.
2️⃣ Les actions (workflow)
Otilus crée automatiquement les tâches définies dans le scénario :
- rapprocher les soldes bancaires
- contrôler les comptes clients et fournisseurs
- examiner les écritures de régularisation
- préparer la synthèse des points à revoir avant clôture.
Ces actions sont attribuées aux collaborateurs choisis :
le comptable pour les rapprochements, son collaborateur pour les contrôles et le responsable de mission pour la synthèse. Vous personnalisez ce workflow, ses tâches, leurs responsables et leurs priorités.
3️⃣ Le résultat
Le bilan entre en traitement avec des tâches attribuées. Chaque collaborateur retrouve les actions attendues, les notes et les justificatifs utiles dans la carte pour effectuer son travail.
Le responsable de mission consulte les tâches restantes pour organiser les contrôles avant de terminer le bilan.
L’équipe réalise les vérifications comptables et traite les écarts relevés. Lorsque le bilan est terminé, le responsable déplace manuellement la carte vers Clôture. Si un justificatif manque ou qu’une explication reste attendue, il place le dossier En pause pour signaler ce blocage aux collaborateurs concernés.
Une organisation adaptée aux métiers comptables et aux finances
Ce tableau peut aussi convenir à un cabinet d’expertise comptable, un service financier, un cabinet de gestion de patrimoine, un courtier en crédit ou un courtier en assurances. Ces activités partagent des dossiers constitués, des justificatifs à réunir, des analyses à conduire et des échanges avec plusieurs interlocuteurs. Les types de cartes peuvent alors refléter les prestations propres à chaque équipe, tandis que les phases suivent la préparation, le traitement et la clôture des missions. Les tâches précisent les interventions attendues et leur répartition entre collaborateurs.
Organisez vos dossiers, justificatifs et contrôles dans un tableau adapté à vos missions financières.
Sans carte bancaire requise