Gestion de projet pour les professionnels de la transaction immobilière
Coordonnez les visites et faites avancer vos transactions sans perdre le fil des pièces attendues.
Sans carte bancaire requise
Un outil pour coordonner vos transactions immobilières
Gardez une vue claire sur les biens proposés, les visites programmées et les dossiers en attente. Dans une agence immobilière, plusieurs transactions avancent simultanément, avec des propriétaires, des acquéreurs et des locataires aux disponibilités différentes. Otilus vous aide à répartir les actions et à retrouver les informations utiles pour accompagner chaque dossier, depuis le mandat jusqu’aux échanges de négociation finale.
Un appartement attend les diagnostics du vendeur, un local professionnel suscite plusieurs demandes de visite et une location reste suspendue à des justificatifs manquants. Entre les comptes rendus à transmettre, les pièces reçues et les disponibilités des occupants, les attentes s’accumulent. Un dossier peut paraître prêt alors qu’une information sur le bien ou une réponse du propriétaire manque encore pour poursuivre les échanges.
Dans Otilus, chaque carte représente un projet : la vente d’un appartement, la location d’un bureau ou la commercialisation d’un commerce. Les colonnes indiquent ses phases. Vous repérez les dossiers en visites, ceux dont les pièces sont analysées et ceux qui attendent une réponse. Les types de cartes distinguent vos prestations pour retrouver les ventes et les locations lorsque vous préparez votre réunion de suivi.
Kanban : Visualisez vos dossiers et leur progression, du mandat aux échanges de négociation.
GTD : Organisez les tâches, notes et fichiers de chaque transaction pour retrouver les informations.
Gantt : Retrouvez les phases et échéances de vos dossiers dans une lecture chronologique.
Workflow : Préparez automatiquement des tâches adaptées aux types de dossiers immobiliers.
À l’intérieur de chaque carte, vous détaillez les actions :
préparer une visite, demander les diagnostics, examiner les justificatifs ou transmettre une proposition au propriétaire. L’attribution des tâches précise qui intervient, tandis que les priorités permettent de distinguer les actions urgentes des vérifications à anticiper. Les notes et pièces jointes rassemblent les caractéristiques du bien, les comptes rendus et les documents du dossier. Vous disposez d’un cadre commun pour coordonner négociateurs, assistants et responsables d’agence, en conservant les particularités de chaque transaction suivie.
Exemple de tableau pour suivre vos transactions
Voici un exemple de configuration personnalisable pour une équipe qui accompagne des ventes et des locations de logements ou de locaux professionnels. Chaque carte correspond à un dossier distinct, avec ses tâches et ses documents. Les cinq colonnes proposées donnent une vue d’ensemble de l’avancement, tandis que les six types de cartes différencient les prestations. Vous pouvez adapter ce cadre à votre organisation, aux responsabilités de vos collaborateurs et aux particularités des biens qui vous sont confiés.
Des phases adaptées à votre façon de travailler
Dans cet exemple, les colonnes Estimation/mandat, Visites, Dossier/Analyse et Négociation montrent l’avancement des dossiers immobiliers suivis par l’équipe. La colonne Stand-by garde visibles les dossiers suspendus dans l’attente de justificatifs, d’une disponibilité ou d’une réponse du propriétaire.
Quelques exemples de types de projets : à vous de définir les vôtres !
- Vente particulier : accompagnement d’une vente résidentielle, du mandat aux échanges avec l’acquéreur.
- Vente local professionnel : commercialisation d’un bien destiné à l’activité professionnelle.
- Pas de porte : accompagnement d’un dossier d’accès au commerce.
- Prise en main d’un lieu : découverte du bien.
- Location particulier : accompagnement d’une mise en location résidentielle.
- Location professionnelle : accompagnement d’une location pour l’activité professionnelle.
Scénarios et workflow :
personnalisez l’automatisation de vos projets
1️⃣ Le déclencheur
La vente d’un appartement débute dans Estimation/mandat, puis se poursuit dans Visites. Un acquéreur confirme son intérêt après la découverte du logement. Le négociateur déplace alors la carte vers Dossier/Analyse pour préparer l’examen du dossier.
Vous pouvez configurer un scénario pour le type Vente particulier lorsqu’une carte entre dans la colonne Dossier/Analyse. Cette combinaison déclenche la création des tâches prévues dans votre configuration. Vous choisissez les actions à préparer, leurs responsables et leurs priorités, selon votre répartition du travail et les informations nécessaires pour examiner le dossier de cet appartement.
2️⃣ Les actions (workflow)
Otilus crée automatiquement les tâches définies dans le scénario :
- rassembler les diagnostics disponibles
- consigner les observations recueillies en visite
- vérifier les informations de financement
- préparer les points à éclaircir avec le propriétaire vendeur.
Ces actions sont attribuées aux collaborateurs choisis :
l’assistant rassemble les documents, le négociateur précise les attentes de l’acquéreur et le responsable examine les points sensibles. Vous personnalisez les tâches, leurs responsables et leurs priorités selon l’organisation.
3️⃣ Le résultat
La vente de l’appartement avance avec des actions et des responsabilités définies. Chaque collaborateur retrouve ses tâches, les notes de visite et les pièces, puis réalise ses vérifications.
Le responsable repère les documents manquants et les questions à éclaircir avant de poursuivre avec les parties.
L’équipe conserve la maîtrise de l’analyse et des échanges. Lorsque les informations permettent d’engager la discussion sur les conditions, le négociateur déplace manuellement la carte vers Négociation. Si un diagnostic manque, il place le dossier dans Stand-by pour rendre cette attente visible auprès des collaborateurs.
Une organisation adaptée aux professionnels des transactions de biens
Cette organisation peut aussi convenir aux chasseurs immobiliers, aux cabinets de transaction commerciale, aux mandataires immobiliers et aux équipes de commercialisation de programmes résidentiels. Ces professionnels partagent un suivi par dossier, des visites à coordonner, des pièces à réunir et des échanges entre plusieurs interlocuteurs. Les types de cartes peuvent refléter les prestations proposées, tandis que les phases suivent leur déroulement réel. Chaque équipe ajuste ainsi le tableau à ses responsabilités, aux caractéristiques des biens et aux attentes qui ralentissent parfois une vente ou une location.
Coordonnez visites, vos dossiers et vos négociations dans un tableau adapté à votre équipe.
Sans carte bancaire requise