Gestion de projet pour les responsables RSE
Coordonnez les contributions et suivez vos engagements sans perdre de vue les résultats à évaluer.
Sans carte bancaire requise
Un outil pour coordonner votre démarche RSE
Gardez une vue claire sur vos projets RSE, les contributions attendues et les résultats à examiner. En tant que responsable RSE, vous devez coordonner plusieurs services sans perdre le fil des engagements ni laisser une information manquante bloquer toute la démarche. Otilus vous aide à organiser ce travail, de l’étude initiale jusqu’à la mesure des effets et aux décisions collectives.
Un audit attend des justificatifs, une démarche d’achats responsables mobilise les fournisseurs et un programme de sensibilisation réclame ses supports. Entre les données transmises en plusieurs fois, les disponibilités des équipes et les arbitrages de la direction, les points de blocage s’accumulent. Un projet peut sembler presque terminé alors qu’il manque encore un indicateur ou une contribution indispensable pour en évaluer les résultats.
Dans Otilus, chaque carte représente un projet : un audit, une démarche d’achats responsables ou un programme de formation. Les colonnes indiquent ses phases. Vous repérez ainsi les dossiers à étudier, ceux qui avancent et ceux qui sont en pause. Les types de cartes distinguent vos catégories de projets pour retrouver les démarches sociales ou de gouvernance lorsque vous préparez un point avec votre direction.
Réduire l’impact environnemental, favoriser l’inclusion ou améliorer les pratiques d’achat implique plusieurs services et demande un engagement collectif dans la durée. Vous coordonnez ces projets tout en choisissant des outils cohérents avec vos engagements. Otilus s’inscrit lui-même dans une démarche RSE associant inclusion, sobriété numérique et souveraineté des données. Cette approche accompagne votre organisation professionnelle quotidienne, au-delà du suivi des tâches et des échéances.
Kanban : Visualisez vos projets et leur progression, de l’étude aux résultats à examiner.
GTD : Organisez les tâches, notes et fichiers de chaque projet pour coordonner les contributions.
Gantt : Planifiez les phases des projets et leurs échéances sur une vue chronologique.
Workflow : Automatisez la création des tâches selon vos projets et phases.
À l’intérieur de chaque carte, vous détaillez les actions :
réunir les justificatifs, consulter les fournisseurs, préparer une intervention ou recueillir les données d’évaluation. L’attribution des tâches précise qui intervient, tandis que les échéances aident à organiser le travail autour des engagements pris. Les notes et pièces jointes regroupent le cadrage, les comptes rendus et les documents utiles au dossier. Vous disposez d’un cadre commun pour coordonner responsables RSE, achats et ressources humaines, tout en conservant les particularités de chaque projet mené ensemble.
Exemple de tableau pour suivre vos engagements
Voici un exemple de configuration personnalisable pour une équipe qui coordonne audits, achats responsables et projets sociaux. Chaque carte correspond à un projet distinct, avec ses tâches et ses échéances. Les cinq colonnes donnent une vue d’ensemble de l’avancement, tandis que les six types de cartes permettent de différencier les démarches. Vous pouvez adapter leurs intitulés à votre organisation, aux services impliqués dans vos projets et à vos habitudes de suivi des engagements auprès de votre direction.
Des phases adaptées à votre façon de travailler
Dans cet exemple, les colonnes À étudier, Planifié, En cours et Mesurer/valider montrent l’avancement des projets. La colonne En pause garde visibles les dossiers suspendus dans l’attente de justificatifs, de données fournisseurs ou d’un arbitrage de direction.
Quelques exemples de types de projets : à vous de définir les vôtres !
- Conformité/audit : démarche d’évaluation des pratiques, des exigences et des écarts à traiter.
- Fournisseurs responsables : projet d’évaluation et d’évolution des pratiques de l’approvisionnement.
- Gouvernance : démarche structurant les responsabilités, les décisions et engagements.
- Numérique responsable : projet réduisant des impacts du numérique.
- Sensibilisation/formation : programme sensibilisant les équipes aux pratiques responsables.
- Social : projet concernant les conditions professionnelles et l’inclusion.
Scénarios et workflow :
personnalisez l’automatisation de vos projets
1️⃣ Le déclencheur
Un programme de sensibilisation aux achats responsables est cadré dans À étudier, puis organisé dans Planifié. Une fois les moyens confirmés, la responsable RSE déplace sa carte vers En cours pour lancer sa préparation opérationnelle.
Vous pouvez configurer un scénario qui se déclenche lorsqu’une carte de type Sensibilisation/formation entre dans la colonne En cours. Otilus reconnaît cette combinaison et crée les tâches prévues. Vous définissez les projets concernés, la phase de déclenchement et les actions à préparer automatiquement, selon les besoins des participants et les responsabilités des différents services impliqués.
2️⃣ Les actions (workflow)
Otilus crée automatiquement les tâches définies dans le scénario :
- identifier les participants concernés
- recueillir les exemples de pratiques d’achat
- préparer les supports de sensibilisation
- définir les questions permettant d’évaluer les acquis des participants.
Ces actions sont attribuées aux collaborateurs choisis :
la responsable RSE pour les participants, les achats pour les exemples et le chargé de formation pour les supports et l’évaluation. Vous personnalisez tâches, responsables et priorités selon l’organisation.
3️⃣ Le résultat
Le programme entre en préparation avec des actions et des responsabilités définies. Chaque intervenant consulte ses tâches, les consignes et les fichiers utiles, puis coche les actions terminées.
La responsable RSE repère les préparatifs restants avant les séances et les éléments pour évaluer les acquis.
L’équipe conserve la maîtrise des interventions et de leur évaluation. Après les séances, la responsable RSE déplace manuellement la carte vers Mesurer/valider. Si les disponibilités des participants restent incertaines, elle place le projet En pause pour rendre cette attente visible dans le tableau de suivi.
Une organisation adaptée aux professionnels qui accompagnent les transitions
Ce tableau peut convenir à un consultant RSE, un responsable développement durable, un coordinateur qualité, un responsable des achats responsables ou un chargé de mission transition écologique. Ces professionnels partagent un travail de cadrage, de coordination entre services, de collecte de justificatifs et d’examen des résultats. Les types de cartes peuvent alors refléter leurs domaines d’intervention : démarches environnementales, accompagnement des fournisseurs ou programmes de mobilisation interne. Les phases s’ajustent à leurs étapes d’étude, de mise en œuvre et d’évaluation, selon les responsabilités et les ressources.
Coordonnez vos projets RSE, les contributions des équipes et l’évaluation des résultats dans Otilus.
Sans carte bancaire requise