Gestion des tâches : organisez le travail en équipe
Répartissez les tâches, définissez les priorités et suivez le travail de chacun.
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Bien plus qu’une liste de tâches
Organiser le travail d'une équipe ne consiste pas seulement à dresser des listes de tâches. Il faut savoir qui fait quoi, définir les priorités, anticiper les prochaines actions et conserver une vision globale de l'avancement.
Avec Otilus, les tâches s'intègrent directement aux projets. Elles peuvent être attribuées aux collaborateurs, hiérarchisées selon leur importance ou créées automatiquement grâce aux scénarios. Chacun retrouve ensuite ses actions dans un espace personnel, tandis que les responsables conservent une vue d'ensemble.
Une organisation où les projets, les tâches et les collaborateurs restent connectés.
① Organisez vos tâches, vos sous-tâches et vos priorités
Dans Otilus, chaque projet rassemble les actions nécessaires à sa réalisation. Inspirée de la méthode GTD (Getting Things Done), l'organisation repose sur des check-lists et des sous-tâches permettant de décomposer les interventions complexes en étapes concrètes.
La matrice d'Eisenhower aide à distinguer les tâches urgentes et importantes. Certaines actions peuvent être mises en pause lorsqu'elles ne nécessitent pas d'intervention immédiate, tandis que les tâches flash attirent l'attention sur les priorités. Chacun peut ainsi structurer son travail, adapter ses priorités et se concentrer sur l'essentiel, sans perdre de vue les objectifs du projet.
② Répartissez les tâches, coordonnez votre équipe
Qui fait quoi ? Sur quelle action ? Et pour quelle échéance ? Otilus permet d'attribuer les tâches aux collaborateurs directement depuis les projets, afin de clarifier les responsabilités et de faciliter la coordination.
Les responsables conservent une vision collective du travail à accomplir, tandis que les indicateurs d'activité et de répartition des tâches permettent de mieux comprendre la répartition des efforts au sein de l'équipe. Cette visibilité aide à anticiper les déséquilibres, ajuster les responsabilités et faire avancer les projets sans multiplier les échanges pour connaître l'état des interventions.
③ Restez informé sans multiplier les notifications
Suivre les tâches de toute une équipe ne doit pas devenir une source permanente d'interruptions. Otilus propose des notifications paramétrables pour recevoir les informations utiles au bon moment, selon les préférences de chaque utilisateur.
Attribution d'une tâche flash, changement de phase, échéance approchant ou suivi d'une action particulière : les alertes permettent de rester informé des événements qui nécessitent votre attention. Chacun conserve ainsi la maîtrise de ses notifications, pour limiter les sollicitations inutiles, anticiper les interventions et réduire les risques d'oubli sans alourdir la communication au sein de l'équipe.
④ Automatisez les tâches au rythme de vos projets
Pourquoi recréer les mêmes tâches à chaque nouveau projet ? Avec les scénarios Otilus, les actions récurrentes peuvent être préparées à l'avance et déclenchées automatiquement selon le type de carte et sa colonne dans le tableau Kanban.
Création de tâches et de tâches flash, attribution aux collaborateurs, définition des priorités ou programmation d'actions différées : vos méthodes de travail se traduisent directement en actions concrètes. Ces workflows automatisés accompagnent chaque étape des projets, limitent les oublis et réduisent les manipulations répétitives, pour laisser davantage de place au travail à réaliser.
⑤ Retrouvez toutes vos tâches dans un espace personnel
Lorsque plusieurs projets avancent simultanément, retrouver les actions qui vous concernent peut devenir fastidieux. La fonctionnalité «Mes tâches» rassemble les tâches attribuées à chaque collaborateur, quels que soient les tableaux et les projets dont elles proviennent.
Les actions prioritaires sont mises en avant selon leur urgence, leur importance et leur ancienneté. Des filtres permettent de retrouver les tâches, de gérer leurs priorités et de consulter celles qui nécessitent une intervention. Chacun dispose ainsi d'une vision personnelle de son travail et peut agir directement sur ses tâches, tout en conservant le lien avec les projets de l'équipe.
⑥ Gardez une trace du travail accompli
Le suivi des tâches ne s'arrête pas à leur réalisation. Otilus conserve l'historique des actions au sein des projets, permettant de retrouver les interventions effectuées et leur chronologie. Le journal des tâches peut être exporté, tandis que l'archivage permet de conserver les informations essentielles des projets terminés, sans encombrer les tableaux actifs.
Le journal d’activité complète ce suivi en offrant une vision chronologique des actions réalisées par les collaborateurs. Accessible aux managers et aux administrateurs, il permet de retrouver qui a fait quoi, quand et sur quel projet. Un outil précieux pour renforcer la traçabilité, faciliter le suivi des équipes et mieux comprendre le travail accompli au quotidien.
Une organisation collective, des actions individuelles
Moins d'oublis, moins de relances et davantage d'autonomie pour chacun. Avec Otilus, les tâches restent liées aux projets, les responsabilités sont clairement réparties et les priorités sont partagées. Les automatisations accompagnent le travail quotidien, tandis que chaque collaborateur sait sur quoi concentrer ses efforts.
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