Otilus : la gestion de projet au catalogue UGAP
Depuis le 6 octobre 2026, Otilus rejoint le catalogue UGAP : une gestion de projet française pour coordonner les équipes et les dossiers du secteur public.
Jeudi 08 Octobre 2026
Otilus est référencé au catalogue de l’UGAP depuis le 6 octobre 2026, dans le cadre du marché multi-éditeurs. Cette étape ouvre une nouvelle voie aux collectivités, administrations et établissements publics qui souhaitent adopter un logiciel de gestion de projet français, visuel et collaboratif.
Pourquoi est-ce intéressant ? Parce que choisir un outil utile et pouvoir l’acquérir dans un cadre adapté à la commande publique sont deux sujets complémentaires. Les équipes veulent mieux suivre leurs dossiers. Les acheteurs veulent un parcours d’acquisition maîtrisé. Avec ce référencement, Otilus rapproche ces deux besoins.
Avec Otilus, rassemblez vos actions et structurez votre organisation selon les principes de la méthode GTD. La matrice d’Eisenhower vous aide à distinguer l’urgent de l’important pour concentrer vos efforts sur les bonnes priorités.
Visualisez les phases de vos projets et leurs échéances dans le diagramme de Gantt d’Otilus. Cette vue d’ensemble facilite la planification, révèle les chevauchements et aide vos équipes à anticiper les prochaines étapes.
Le déplacement d’une carte vers une nouvelle phase peut automatiquement créer des tâches, les attribuer ou déclencher d’autres actions prévues dans vos scénarios. Vos équipes suivent un processus partagé, avec moins de manipulations et de risques d’oubli.
Archivez vos projets terminés pour conserver les informations utiles tout en libérant vos tableaux de travail. Retrouvez vos dossiers et les documents associés pour consulter les réalisations passées.
🏛️ Qu’est-ce que l’UGAP et son catalogue de logiciels ?
L’UGAP, ou Union des groupements d’achats publics, est une centrale d’achat public généraliste française. Elle accompagne les acteurs publics dans l’acquisition de produits et de services, notamment informatiques. Son catalogue donne accès à des logiciels couvrant des besoins très variés : organisation du travail, fonctions métiers, gestion documentaire ou infrastructures numériques.
Quelques chiffres permettent de comprendre son rôle. Sur sa page consacrée à l’achat informatique pour le secteur public, l’UGAP présente :
- plus de 110 marchés actifs dans le domaine du numérique ;
- plus de 90 000 références dans son offre informatique ;
- une bibliothèque de plus de 2 500 éditeurs de logiciels.
Ces données concernent l’ensemble de l’offre numérique de l’UGAP. Elles illustrent l’ampleur de ce canal d’achat, dans lequel Otilus trouve désormais sa place pour répondre aux besoins de coordination des équipes.
Comment fonctionne le marché multi-éditeurs ?
Le marché multi-éditeurs permet aux organismes publics d’accéder à des solutions logicielles proposées par différents éditeurs. SCC est le titulaire de ce marché. Otilus y intervient comme éditeur référencé : les rôles de l’éditeur, du titulaire et de la centrale d’achat sont donc distincts.
SCC explique le fonctionnement du marché multi-éditeurs UGAP et le parcours allant du devis à la facturation. Pour l’équipe utilisatrice, l’enjeu reste très concret : accéder à une solution adaptée à son travail quotidien, avec un circuit d’acquisition identifié.
🧭 Pourquoi la gestion de projet compte dans le secteur public
Une collectivité peut suivre simultanément une rénovation de bâtiment, un événement, un recrutement et une évolution de son site internet. Une administration coordonne des dossiers entre plusieurs services. Un établissement d’enseignement pilote des actions pédagogiques, techniques et administratives.
Les activités diffèrent, mais les questions reviennent : qui intervient ? Quelle est la prochaine étape ? Quel document fait référence ? Pourquoi ce dossier est-il bloqué ? Et quelle échéance faut-il protéger en priorité ?
Lorsque les réponses sont dispersées entre les courriels, les fichiers et les souvenirs des collègues, le suivi devient un travail à part entière. La fameuse réunion destinée à préparer la prochaine réunion peut alors faire son apparition. Un environnement partagé aide à retrouver l’information et à consacrer les échanges aux décisions.
🗂️ Otilus : un logiciel de gestion de projet pour les équipes publiques
Otilus organise le travail autour d’un principe structurant : une carte représente un projet ou un dossier complet. Les tâches, notes, documents et échéances restent associés à ce dossier. Les colonnes du tableau représentent ses phases d’avancement.
Cette approche du Kanban orienté projet permet de conserver une vue d’ensemble tout en accédant au détail opérationnel. Une équipe peut adapter ses phases à son activité : Cadrage, Préparation, Actions en cours, Validation, En pause et Clôture.
- Visualiser les dossiers et leur progression par phases ;
- Attribuer les actions aux collaborateurs concernés ;
- Centraliser les documents et les notes utiles au projet.
- Planifier les échéances avec une lecture dans le temps ;
- Automatiser les actions récurrentes selon des scénarios configurés ;
- Identifier les dossiers en pause pour rendre les blocages visibles.
Découvrez comment Otilus accompagne la gestion de projet des collectivités et administrations, avec une aide au paramétrage et une formation pour vos agents.
Des fonctionnalités reliées aux besoins du terrain
Le bon outil doit aider les agents à agir. Voici quelques exemples d’utilisation d’Otilus dans une organisation publique. Ils illustrent des usages possibles, à adapter aux responsabilités et aux procédures de chaque structure.
| Besoin de l’équipe | Fonctionnalité Otilus | Usage concret |
|---|---|---|
| 🤝 Coordonner plusieurs services | Cartes projet, phases et attribution des tâches | Suivre la préparation d’un événement entre communication, logistique et direction. |
| 📅 Anticiper les échéances | Dates et diagramme de Gantt | Visualiser les phases d’un projet de rénovation avant une date d’ouverture. |
| ⚙️ Reproduire une procédure récurrente | Scénarios et création de tâches | Préparer les actions attendues lors de l’arrivée d’un nouveau collaborateur. |
| 🎯 Arbitrer les priorités | Urgence, importance et vue Mes tâches | Identifier les actions à traiter en premier parmi plusieurs dossiers. |
La méthode GTD et la matrice d’Eisenhower intégrées à Otilus aident à structurer les actions et à distinguer l’urgent de l’important. Une demande très visible ne doit pas automatiquement faire oublier une échéance décisive.
Exemple : préparer l’ouverture d’un équipement public
Imaginons une collectivité qui prépare l’ouverture d’un nouvel équipement. Le service technique suit les derniers travaux, la communication prépare les supports et la direction organise la validation. Une carte Otilus rassemble le projet, ses documents et ses échéances. À l’intérieur, chaque action possède un responsable identifié.
Si un fournisseur tarde à transmettre une pièce, le dossier peut être placé dans la phase En pause, avec une note expliquant le blocage. L’équipe conserve ainsi une information compréhensible. Lorsque le projet reprend, les prochaines actions sont visibles. Un scénario configuré peut aussi préparer les tâches attendues lors du passage dans une nouvelle phase.
Lors du point d’équipe, chacun retrouve le contexte avant d’aborder les décisions. Le tableau devient un support de coordination partagé, utile aussi au collègue qui reprend le dossier pendant une absence.
🔒 Une solution française et des données métier en France
Les projets publics peuvent contenir des informations internes : documents préparatoires, responsabilités, plannings ou décisions. Le choix d’un logiciel collaboratif concerne donc aussi la maîtrise des données.
Otilus est développé en France, à Amiens, et héberge ses données métier en France. Cette orientation s’inscrit dans une démarche de souveraineté numérique française et européenne, présentée sur la page consacrée à la gestion de projet souveraine.
Pour comprendre les enjeux de localisation, de dépendance technologique et de contrôle des informations, l’article Gestion de projet et souveraineté numérique complète cette lecture.
Dans un projet de déploiement, l’équipe informatique et les responsables de la protection des données peuvent examiner l’hébergement, les accès, les services optionnels et les conditions contractuelles. Cette vérification permet d’aligner l’outil avec la nature des dossiers confiés à la plateforme.
🔑 ProConnect et lisibilité : faciliter l’usage quotidien
Otilus propose la connexion avec ProConnect pour les professionnels de la fonction publique et les organismes publics éligibles. L’authentification et le suivi des projets répondent à deux besoins complémentaires : accéder à son espace de travail, puis y retrouver les actions et informations utiles.
La lisibilité compte également. Des phases explicites, des responsabilités visibles et des informations regroupées peuvent faciliter le travail de profils variés, notamment lorsque la dispersion ou la surcharge visuelle rendent l’organisation difficile.
Cette attention aux usages rejoint une démarche plus large de responsabilité numérique. Notre article RSE numérique : choisir ses logiciels, c’est déjà agir explique comment les outils influencent l’inclusion, les conditions de travail et la gouvernance.
🛒 Comment envisager l’achat d’Otilus via l’UGAP ?
L’UGAP rappelle que le recours à une centrale d’achat permet de bénéficier d’une dispense des obligations de publicité et de mise en concurrence pour les achats réalisés par son intermédiaire, dans le cadre applicable. L’organisme conserve ses étapes internes de définition du besoin et de validation de la dépense.
1. Définir le périmètre utile
Identifiez les équipes concernées, les dossiers à suivre et le nombre d’utilisateurs envisagé. Précisez les fonctions attendues : suivi par phases, coordination, planification ou automatisation. Un besoin bien décrit facilite les échanges et l’établissement du devis.
2. Tester un cas réel
Choisissez un dossier représentatif, avec plusieurs intervenants et une échéance. Construisez un tableau adapté à votre fonctionnement. Vérifiez que chacun comprend où retrouver l’information, comment mettre à jour son travail et quelle action lui appartient.
3. Cadrer le devis et la commande
Rapprochez-vous de votre interlocuteur UGAP pour préciser le circuit d’acquisition d’Otilus dans le marché multi-éditeurs. Le devis doit clarifier le périmètre, les abonnements, la durée et les éventuelles prestations associées. La commande suit ensuite les validations de votre organisme.
4. Accompagner l’adoption
Définissez quelques règles communes : nommer les projets, attribuer les tâches, renseigner les échéances et mettre les dossiers à jour. Un déploiement progressif permet d’ajuster l’organisation avant de l’étendre à d’autres services.
💡 Un bon premier objectif : permettre à un collègue de comprendre l’état d’un dossier sans devoir interroger trois personnes. La réussite du déploiement se mesure aussi à cette autonomie quotidienne.
✓ Ce que le référencement UGAP apporte à votre organisation
Depuis le 6 octobre 2026, le référencement d’Otilus au catalogue UGAP relie une solution française de gestion de projet à un canal d’achat destiné au secteur public. Les équipes peuvent étudier ses usages concrets ; les acheteurs disposent d’un cadre pour envisager son acquisition.
Projets regroupés, phases lisibles, responsabilités identifiées et données métier hébergées en France : Otilus aide les organisations publiques à construire une coordination plus claire. Le meilleur point de départ reste un dossier réel, une équipe motivée et une méthode partagée.
Une reconnaissance supplémentaire pour Otilus
Un référencement au Catalogue des Solutions Numériques de Confiance vient renforcer la crédibilité d’Otilus auprès des organisations publiques comme privées. Associé à son référencement UGAP et à son intégration ProConnect, il constitue un nouveau signal de confiance autour de notre engagement en faveur d’un numérique français, souverain et responsable.